Sen lisäksi, että voit tavata ihmisiä Teamsissa keskustelemalla heidän kanssaan tiimissä tai keskenään, voit myös järjestää kokouksia Teamsissa. Kokouksen voi ajastaa joko Teamsin kautta tai tekemällä Outlookissa Teams-kokouskutsun. Ja aina voit aloittaa ns. pikakokouksen eli aloittaa kokouksen välittömästi.

Huomioi, että Teams-palaverit edellyttävät tietokoneelta hyvää suorituskykyä. Varsinkin monen yhtäaikaisen keskustelun tai ohjelman suorittaminen voivat aiheuttaa toimintojen häiritsevää hidastumista.

Kokouksen järjestäminen ja kokouskutsun lähettäminen Teamsin kautta

Teamsissa voit ajastaa kokouksen Keskustelu-toiminnossa, tiimin kanavalla tai Teamsin kalenterin kautta.

Kokouksen järjestäminen Teams-keskustelun kautta

Ajastaminen keskustelussa tehdään klikkaamalla viesti-rivin alapuolella Ajoita kokous -painiketta, jolloin avautuu kalenterikutsun näköinen ikkuna. Kalenterikutsussa on valmiina vastaanottajana se henkilö, jonka/joiden kanssa olit keskustelussa. Voit lisätä siihen muitakin henkilöitä. Määrittele kokouksen ajankohta ja kesto, aihe ja mahdolliset muut tiedot.

Kokouksen järjestäminen Teams-kanavalla

Tiimin kanavalla kokous ajoitetaan Järjestä kokous -painikkeen kautta. Painike on Teams-ikkunan oikeassa yläkulmassa.

Sitä kautta aukeaa samankaltainen kokouksen ajoitus -ikkuna kuin keskustelutoiminnonkin kautta. Huomaa kuitenkin, että nyt kutsussa on valmiina se kanava, jonka kautta kutsu luotiin. Kanavakokous näkyy tiimin kanavalla, järjestäjän Teamsin kalenterissa sekä järjestäjän Outlook kalenterissa, vaikka kokouskutsuun ei olisi merkitty vastaanottajaksi ketään.

Huomioi myös, että kanavakokoukseen voi littyä tiimin kanavan kautta kaikki, joilla on pääsy ko. kanavalle.

Kokouskutsun lähettäminen Teamsin kalenterin kautta

Kokouskutsu on mahdollista tehdä myös Teams-ikkunan vasemmassa reunassa olevan kalenterin kautta. Valittavissa on kokouksen järjestäminen heti (1) tai sen ajoittaminen myöhemmäksi (2). Verkkoseminaarin toiminnoista on oma ohje artikkelissa Teams webinaari eli verkkoseminaari.

Kokoukseen generoituu automaattisesti Teams-osoite, ja kokoukseen voi liittyä suoraan painamalla “Liity kokoukseen napsauttamalla tästä” -riviä. Pelkän kokouslinkin saat kopioitua napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta tekstin “Liiity kokoukseen napsauttamalla tästä” päällä ja valitsemalla “Kopio hyperlinkki”.

Kokouksen järjestäminen ja kutsun lähettäminen Outlookin kautta

Myös Outlookin kautta voit luoda Teams-kokouskutsun. Mene Outlokin kalenteriin ja valitse Uusi Teams-kokous.

Lisää vastaanottaja, ajoitustiedot, aihe ja mahdolliset muut tiedot. Kokouskutsun mukana on linkki, jolla liitytään kokoukseen.

Teams kokouksen toiminnot

Itse kokouksessa toimintopainikkeet ovat lähes samat kuin kahdenkeskisessä puhelussakin.

Kolmen pisteen takaa löytyy erilaisia toimintoja, esim. voit määritellä, miten osallistujat näytetään, jos heitä on vähintään 10 (Galleria, suuri valikoima, yhteistilassa)

Voit myös valita taustakuvan, joka näkyy taustanasi, kun jaat webbikameran kuvaa. Tämä löytyy kohdasta Käytä taustatehosteita.

Jos sinulla on tarpeeksi oikeuksia,  puhelusta poistuminen -painikkeen alta löytyy kaksi vaihtoehtoa. Voit joko poistua itse tai päättää kokouksen. Tällöin kaikki poistuvat kokouksesta.

Kokous avautuu omaan ikkunaansa ja pääset Teamsin muihin toimintoihin siirtymällä Teamsin pääikkunaan.

Whiteboardin käyttö kokouksessa

Näytön jako -painikkeen alta löytyy myös vaihtoehto Luonnoslehtiö eli Whiteboard. Se on valkotaulu, johonka kokouksen osallistujat voivat yhdessä luoda sisältöä.

Whiteboardin käytöstä on ohje täällä.