Teams-ohjeet

Sisältö

Microsoft Teams on tiimityöskentelyyn tarkoitettu Office 365 -palvelu. Pääset kirjautumaan Teamsiin Office 365 -tunnuksilla. Teams tarjoaa tiimeille sopivan alustan, jossa voi personoida ja yhdistää sisältöjä sekä eri toimintoja joustavasti. Voit esimerkiksi työstää tiimisi kanssa yhteisiä tiedostoja tai hakea sisältöjä SharePointista, nettisivuilta, sekä muista ulkopuolisista palveluista. Jos olet tähän asti työskennellyt Groupsissa, SharePointissa ja Plannerissa, niin Teams yhdistää nämä palvelut yhden helpon käyttöliittymän taakse. Huomioi, kun lisäät tiimin ulkopuolisia jäseniä Planner-suunnitelmaan, joka on otettu käyttöön osaksi tiimiä (Teams), ko. käyttäjä saa käyttöoikeudet myös muihin tiimissä oleviin sisältöihin.

Teamsissa pystyy luomaan kanavia varsinaisen Teamsin alle. Kanaviin on mahdollista lisätä eri toimintoja samaan tapaan kuin varsinaiseen pääkanavaankin (Yleinen / General). Teams mahdollistaa myös verkkotapaamisten järjestämisen. Verkkotapaamisia voi joko varata etukäteen, niin Teamsin kuin Outlook-kalenterin kautta tai aloittaa pikakokouksen heti. Katso tarkemmin Teamsin verkkotapaamisen järjestämisestä ohjeesta Näin järjestät verkkokokouksen tai puhelun Teamsissä

Teamsiin on mahdollista kutsua myös HAMKin ulkopuolisia käyttäjiä eli ns. kuluttajapuolen tilin (consumer) omaavia käyttäjiä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos kutsuttavalla on MS-tili, mm. hotmail tai outlook, niin vieraan lisääminen on aika suoraviivaista. Kun henkilölle menee kutsu HAMKin Teamsiin, hän pääsee liittymään suoraan kutsun linkistä. Jos taas kutsuttavalla henkilöllä on Google-tunnus (gmail), hän saa kutsun mukana kehotuksen luoda MS-tunnuksen käyttämällä gmail-tunnustaan. Teamsiin siis pääsee myös gmail-tunnuksella. Katso tarkemmin Microsoftin ohjeista mitä vieras voi tehdä Teamsissä.

Käytä Teams-palvelua, kun:

Opettajana:

Työskentelet ja kehität asioita erilaisissa HAMKin sisäisissä tiimeissä.
Moduulien suunnittelussa muiden opettajien kanssa.
Työskentelet ja kehität asioita erilaisissa HAMKin koordinoimissa projekteissa, jossa mukana myös HAMKin ulkopuolisia käyttäjiä.
Opetuksessa ja työskentelyssä opiskelijoiden kanssa.

Opiskelijana:

Projektimaisessa opiskelussa yhdessä opettajien, muiden opiskelukavereiden ja mahdollisesti työelämäedustajien kanssa.
Ryhmätyöskentelyssä.

Uuden tiimin luominen Teams-palveluun

Teams löytyy O365-palvelun vohvelivalikosta (App Launcher) ja kuka tahansa hamkilainen voi luoda uuden tiimin Teamsissa. Nimeä luomasi tiimi loogisesti ja järkevästi. Tiimillä on myös hyvä olla useampi kuin yksi omistaja.

Huomioi, että Teamsiin on mahdollista luoda erityyppisiä tiimejä. Alla olevassa taulukossa on avattu näiden käyttömahdollisuuksia HAMKissa. Henkilökunnan jäsenillä on mahdollisuus valita tiimille pohja seuraavien kriteerien mukaan:

	Luokat / Classes	PLC:t / PLC	Henkilöstö / Staff	Kuka tahansa / Anyone
Kohderyhmät	Opettajat ja opiskelijat työstävät yhdessä tehtäviä ja projekteja.	Opettajatiimin jäsenet työstävät materiaaleja yhdessä mm. tietyn moduulin tarpeisiin.	Henkilöstö työskentelee yhdessä jonkun yksikön, tiimin tai aiheen ympärillä. Tämä tiimi soveltuu parhaiten esim. kehittämisprojektien ja jonkun toiminnon ympärillä.	Henkilökunta ja opiskelijat yhdessä työskentelevät jonkin vapaan aiheen ympärillä, esim. liikunta.
Käyttöoikeudet	Opettaja omistaa tämän tiimin ja lisää siihen opiskelijoita mukaan. Opettaja moderoi keskusteluja ja voi päättää, ketkä voivat keskustella milläkin keskustelualueella. Opiskelijoilla on tiimissä kirjoitusoikeudet.	Kaikilla moduulin opettajilla (tiimin jäsenillä) on saman tasoiset luku- ja kirjoitusoikeudet.	Tiimin perustaja on sen omistaja ja hallinnoija, joka ja kutsuu muita henkilökunnan jäseniä työstöön mukaan. Muilla tiimin jäsenillä on kirjoitusoikeudet sen mukaan, miten tiimin omistaja on ne asettanut.	Opiskelija tai henkilökunnan jäsen voi luoda tiimin ja kutsua jäseniä mukaan. Oletuksena kaikilla on samantasoiset lue ja kirjoita -oikeudet, ellei omistaja tee niihin muutoksia.
Ominaisuudet	Tämä tiimi-tyyppi soveltuu parhaiten opetuskäyttöön. Siinä on ominaisuuksina mm. tehtävien anto ja arviointi, ryhmätyöskentely, mahdollisuus ohjata opiskelijoita mm. videon välityksellä jne.	Opettajat voivat jakaa materiaaleja myös opiskelijoille esim. käyttämällä HAMKin verkkotunnusta vaativaa url-osoitetta. Kun opiskelijoille jaetaan materiaaleja tiimien kautta, niin tällöin moduulin muillakin opettajilla on mahdollisuus käyttää ko materiaaleja tiimiopettajuuden periaatteiden mukaan. Tiimi tekee yhteistyötä PLC ympäristössä mm. jakamalla tekemiset muiden kollegoiden kanssa, järjestävät kokouksia videopalaverien kautta, keskustelevat eri aiheiden ympärillä, toimivat pienemmissä ryhmissä, hyödyntävät OneNote PLC Notebook -ohjelman esiasennettuja pohjia tutkimus- ja kehitystyötä varten, hallitsevat tehtäviä tuomalla Plannerin osaksi tiimiä, lisäävät esim. Twitter tweetit jonkun aiheen ympärillä jne.	Tiimi pystyy jakamaan sisältöjä toisilleen, keskustella, pitää verkkopalavereita, ylläpitää muistiota, työstää asioita pienimissä tiimeissä, hallinnoida tehtäviä ottamalla Planner käyttöön jne.	Tiimi pystyy jakamaan sisältöjä toisilleen, keskustella, pitää verkkopalavereita, ylläpitää muistiota, työstää asioita pienimissä tiimeissä, hallinnoida tehtäviä ottamalla Planner käyttöön jne.

Luokat / Classes

PLC:t / PLC

Henkilöstö / Staff

Kuka tahansa / Anyone

Kohderyhmät

Opettajat ja opiskelijat työstävät yhdessä tehtäviä ja projekteja.

Opettajatiimin jäsenet työstävät materiaaleja yhdessä mm. tietyn moduulin tarpeisiin.

Henkilöstö työskentelee yhdessä jonkun yksikön, tiimin tai aiheen ympärillä. Tämä tiimi soveltuu parhaiten esim. kehittämisprojektien ja jonkun toiminnon ympärillä.

Henkilökunta ja opiskelijat yhdessä työskentelevät jonkin vapaan aiheen ympärillä, esim. liikunta.

Käyttöoikeudet

Opettaja omistaa tämän tiimin ja lisää siihen opiskelijoita mukaan. Opettaja moderoi keskusteluja ja voi päättää, ketkä voivat keskustella milläkin keskustelualueella. Opiskelijoilla on tiimissä kirjoitusoikeudet.

Kaikilla moduulin opettajilla (tiimin jäsenillä) on saman tasoiset luku- ja kirjoitusoikeudet.

Tiimin perustaja on sen omistaja ja hallinnoija, joka ja kutsuu muita henkilökunnan jäseniä työstöön mukaan. Muilla tiimin jäsenillä on kirjoitusoikeudet sen mukaan, miten tiimin omistaja on ne asettanut.

Opiskelija tai henkilökunnan jäsen voi luoda tiimin ja kutsua jäseniä mukaan.

Oletuksena kaikilla on samantasoiset lue ja kirjoita -oikeudet, ellei omistaja tee niihin muutoksia.

Ominaisuudet

Tämä tiimi-tyyppi soveltuu parhaiten opetuskäyttöön. Siinä on ominaisuuksina mm. tehtävien anto ja arviointi, ryhmätyöskentely, mahdollisuus ohjata opiskelijoita mm. videon välityksellä jne.

Opettajat voivat jakaa materiaaleja myös opiskelijoille esim. käyttämällä HAMKin verkkotunnusta vaativaa url-osoitetta. Kun opiskelijoille jaetaan materiaaleja tiimien kautta, niin tällöin moduulin muillakin opettajilla on mahdollisuus käyttää ko materiaaleja tiimiopettajuuden periaatteiden mukaan.

Tiimi tekee yhteistyötä PLC ympäristössä mm. jakamalla tekemiset muiden kollegoiden kanssa, järjestävät kokouksia videopalaverien kautta, keskustelevat eri aiheiden ympärillä, toimivat pienemmissä ryhmissä, hyödyntävät OneNote PLC Notebook -ohjelman esiasennettuja pohjia tutkimus- ja kehitystyötä varten, hallitsevat tehtäviä tuomalla Plannerin osaksi tiimiä, lisäävät esim. Twitter tweetit jonkun aiheen ympärillä jne.

Tiimi pystyy jakamaan sisältöjä toisilleen, keskustella, pitää verkkopalavereita, ylläpitää muistiota, työstää asioita pienimissä tiimeissä, hallinnoida tehtäviä ottamalla Planner käyttöön jne.

Eniten käytetty tiimipohja on ”Kuka tahansa / Anyone”, koska sen mukaan ei tule valmiita OneNote tai muiden dokumenttien pohjia vaan tiimin omistajilla on vapaat kädet päättää mitä ominaisuuksia ottaa käyttöön ja missä järjestyksessä.

Yllämainitut tiimityypit ovat käytössä vain henkilökunnalle. Kun opiskelija luo tiimin, Teams luo automaattisesti oletustyyppisen tiimin.

Teams-istunnon tallennus

Teams-istunto on mahdollista myös tallentaa. Tallennusominaisuus on upotettu osaksi Teamsiä. Kun tallennus on tehty, istunnon tallenne löytyy Teamsin keskusteluketjusta tai yksittäisestä chatistä, riippuen siitä miten istunto on käynnistetty. Voit lisätä tallenteet osaksi Teamsiä myös välillehtien avulla (ks. ohje). Tallenteen jakaminen / esille tuominen Teamsin välilehden kautta on suositeltavaa varsinkin silloin kun Teamsissä on mukana myös HAMKin ulkopuolisia käyttäjiä.
Katso laajemmat Teams-istunnon nauhoittamisen ohjeet.

Teamsin käyttö sovelluksella

Microsoft Teams on myös saatavana omana sovelluksenaan tietokoneille Windows ja Mac -laitteille. Henkilökunta voi asentaa erillisen Teams -sovelluksen HAMKin työasemalleen Software Centeristä. Jos alat hyödyntämään Teamsia paljon, suosittelemme että lataat sovelluksen käyttöön, koska sen kautta työskentely on sujuvampaa.

Teamsin käyttö mobiilisti

Katso sovelluksien lataus- ja muut ohjeet Microsoftin sivuilta.

Teams-tiimin elinkaari ja poisto

Teams-tiimi poistetaan automaattisesti, mikäli se on ollut täysin käyttämättä 12 kk. Tiimin omistajat saavat ilmoitusviestin sähköpostiin poistoprosessin käynnistymisestä 30, 15 ja 1 päivä ennen poistoa. Poiston voi peruuttaa klikkaamalla ilmoituksessa olevaa linkkiä. Jos tiimin voi poistaa, viestiin ei tarvitse reagoida millään tavalla.

Poiston myötä kaikki tiimiin liittyvät tiedostot, muistiot, Planner-suunnitelmat ym. poistuvat, myös SharePointista. Mikäli Teamsissa on tiedostoja, jotka tarvitsee säilyttää myös tiimin poistumisen jälkeen, ne kannattaa tallentaa esim. omaan OneDriveen tai verkkolevyasemalle (pitkäaikainen säilytys).

Mikäli tarve tiimin olemassaololle lakkaa, voivat tiimin omistajat poistaa sen myös itse Poista tiimi/Delete the team –toiminnolla Teamsissa, joka löytyy tiimin nimen jälkeen “kolmen pisteen” alta.