Teams-kokouksissa esittäjä voi jakaa osallistujille näkymää monenlaisiin materiaalehin. Esitysnäkymäksi voi valita työpöydän/näytön, ikkunan / auki olevien sovellusten, PowerPoint -esityksen tai luonnoslehtiön / whiteboardin näyttämisen osallistujille. PowerPoint esityksen voit jakaa myös esittäjän näkymässä. Etukäteen on hyvä miettiä, mitä näytön jakamisen aikana haluaa jakaa ja valita vaihtoehdoista siihen käyttötarkoitukseen soveltuvin tapa.

Näytön jakamisen valikko voi olla kahdenlainen, riippuen Teamsin versiosta (päivittyy huhti-kesäkuun 2021 aikana):

Näkymä on joko tällainen…

.. tai tallainen.

1. Työpöydän / näytön tai näyttöjen jakaminen
2. Ikkunoiden eli auki olevien sovellusten jakaminen
3. PowerPoint- esityksen jakaminen ns. esittäjänäkymässä
4. Luonnoslehtiön eli whiteboardin jakaminen
5. Tietokoneen äänien sisällyttäminen esitykseen

Työpöydän / näytön jakaminen

Työpöytää jakaessa esityksen seuraaja näkee kaiken, mitä esittäjän näytöllä näkyy. Jos käytössä on useampi näyttö, valikossa näkyy kaikki valittavissa olevat työpöydät. Sen näytön ympärille jota esität, ilmestyy punainen kehys. Huomioi, että jakaessasi näyttöä, jolla on nettiselain auki, myös muut avoinna olevien välilehtien kuvakkeet näkyvät sivun yläreunassa. Samoin esimerkiksi sähköpostin tms. ponnahdusikkunat tulevista viesteistä tai muista ilmoituksista näkyvät, ellei sinulla ole käytössä Teamsin ”Älä häiritse” -tila ja/tai Windowsin ”Keskittymisavustaja”. Myös muita Teamsin ilmoituksia voit hallinnoida Teamsin asetus-valikosta. Varmista siis tarkasti, että valitset juuri sen näytön, jota on tarkoitus jakaa. Toisaalta sinun on helppoa liikkua eri ikkunoiden, sovellusten ja selainvälilehtien välillä valitessasi tämän esitystavan.

Työpöydän jakaminen soveltuu tilanteisiin, joissa

• haluat vaihdella esitysnäkymää eri sovellusten tai ikkunoiden välillä esim. PowerPoint esityksessäsi on nettilinkkejä, joita haluat näyttää esityksen aikana.
• haluat havainnollistaa jonkun ohjelman tai sovelluksen toimintaa, esim. näytät Moodlen toimintoa, joka avautuu alasvetovalikkona.

Ikkunan eli avoinna olevien sovellusten jakaminen

Kun esityksen jakamisen vaihtoehdoksi valitsee ”Ikkuna”, Teams näyttää valittavissa oleviksi vaihtoehdoiksi kaikki ne sovellukset, jotka ovat avoinna sillä hetkellä. Siitä syystä ikkunoiden määrä vaihtelee eri kertoina. Uudemmassa Teams-versiossa aluksi näkyy vain avoinna olevien ikkunoiden määrä, mutta kuvaketta klikkaamalla näkee tarkemmin mitä sovelluksia on auki.

Parhaiten sovelluksen tunnistaa sen kohdalla näkyvästä ikonista.

Tässä näkymässä näkyvät useimmiten myös sovelluksessa olevat valikot ja muut toiminnot, jotka avaat. Moodlen alasvetovalikot näkyvät varmimmin Microsoft Edge-selaimella.

Ikkunan jakaminen soveltuu tilanteisiin, joissa haluat varmistua, että jaat vain kyseistä sovellusta ja sen ikkunaa. Eli jos esimerkiksi ”raahaat” kuvan toisesta sovelluksesta esityksen päälle, osallistuja ei näe sitä.

PowerPointin esittäjänäkymä

PowerPointin esittäjänäkymässä diat avautuvat näkymään, joka on monipuolisempi ja helpoin tapa näyttää diaesitystä. Sivun alareunassa kaikki esityksen diat näkyvät luettelona ja esittäjän muistiinpanot jaettavan dian vieressä. Esityksen seuraaja näkee kuitenkin vain jaettavan dian, ei muistiinpanoja eikä dialistaa.

Teams-sivun yläreunan silmä-kuvakkeesta voi säädellä, voivatko osallistujat selata dioja omaan tahtiin vai eivät. Kun kuvakkeen päällä on viiva, selaintoiminto on pois käytössä osallistujilta.

Eri kokoiset A-kirjaimet avaavat valinnan, josta esittäjä voi säätää esittäjän muistiinpanojen fonttikokoa hiukan suuremmaksi. Samalla rivillä olevan kolmen pisteen takaa voi säädellä diojen kontrastia sekä valita perinteisemmän esittäjänäkymän ilman dialuetteloja ja muistiinpanoja.

Lisäksi PowerPointin esitysnäkymässä on esittäjälle näkyvillä ns. annotointityökaluja sisältöjen havainnollistamisen tueksi. Työkalut ovat

1. Kursori eli hiiren osoitin
2. Laserosoitin, jonka punainen juova häviää muutamassa sekunnissa
3. Punainen tussi, jolla voi piirtää esityksen dioihin
4. Huomiotussi, jolla voi korostaa esim. kirjoitusta
5. Pyyhekumi, joka poistaa tussilla ja huomiotussilla tehdyt merkinnät.

Tehdyt merkinnät ovat diakohtaisia eli siirtyessäsi esityksessä eteen- tai taaksepäin, merkinnät säilyvät samoilla dioilla esityksen ajan, mutta eivät tallennu alkuperäisiin dioihisi.

Microsoftin sivuilla on havainnollinen video PowerPoint esityksen jakamisesta (englanninkielinen).

Luonnoslehtiön eli whiteboardin jakaminen

Luonnoslehtiö, tuttavallisemmin tunnettu whiteboardina on digitaalinen valkotaulu, jonne voi lisätä liimalappuja, kirjoittaa tekstiä tai piirtää. Avausvaiheessa voit päättää, voivatko osallistujat tehdä merkintöjä vai onko heillä ainoastaan katseluoikeudet. Jos et tee valintaa, kaikki osallistujat voivat muokata.

Teamsin Whiteboard sovellus on yksinkertaisempi versio Microsoftin Whiteboardista, eikä siinä ole kaikkia samoja toiminnallisuuksia kuin tuossa kattavammassa versiossa on.

Tietokoneen äänien sisällyttäminen esitykseen

Tietokoneen näyttöä jaettaessa siitä kuuluvat äänet eivät automaattisesti kuulu osallistujille. Tilanteessa, jolloin osallistujien on hyvä kuulla tietokoneelta tulevat äänet, esimerkiksi videoita jaettaessa, tulee äänien kuuluminen sallia Sisällytä tietokoneen ääni-painikkeesta näytön yläreunassa. Valinta voidaan tehdä myös näytön jakamistä aloitettaessa.

Huomaa, että valintapainike ei välttämättä ole koko ajan näkyvissä.