Pienryhmätilojen luonti

Pienryhmätilat eli nk. breakout roomit mahdollistavat osallistujien jakamisen pienryhmiin Teams-kokouksen aikana. Kokouksen organisoijana / järjestäjänä voit muodostaa pienryhmätilat (maksimissaan 50 ryhmää) kokouksen aikana Teamsin valintapaneelissa näkyvästä ”pienryhmätilat” -kuvakkeesta. Ryhmien käyttö on mahdollista vain Teamsin työpöytäohjelmassa.

Valinnan jälkeen päätät kuinka monta tilaa tarvitset sekä valitset osallistujien ryhmiin jaon tapahtuvan joko automaattisesti tai manuaalisesti.

”Luo tilat” -valinnan jälkeen voit vielä tarvittaessa lisätä huoneita sekä nimetä jokaisen huoneen tai poistaa sen. Yksittäistä huonetta koskeva muokkausvalikko avautuu napsauttamalla hiirtä ”SULJETTU” -tekstin kohdalta.
Nimeäminen kannattaa tehdä, jotta löydät ryhmätyötilojen keskustelut paremmin chatista.

Kaikkia pienryhmähuoneita koskevat asetukset löytyvät ”Pienryhmätilat” -palkista kolmen ratas-kuvakkeen (1) takaa. Samalta riviltä löytyvien painikkeiden avulla voit poistaa kaikki ryhmätyötilat (2), jakaa osallistujat uudelleen ryhmiin (3) sekä lisätä uusia ryhmätyöhuoneita (5). Lähetä ilmoitus ryhmätyötiloihin -painiket (4) aktivoituu vasta kun ryhmätyötilat on avattu ja niissä on osallistujia.

Määritä osallistujia -valinnan (6) kautta saat listan kussakin ryhmätyötilassa olevista henkilöistä ja voit vaihtaa osallistujia eri tiloihin työskentelyn aikana. Voit siirtää samalla kertaa useamman henkilön eri huoneisiin.

Kokoustilojen oletusasetuksena on, että kokouksen osallistujat siirtyvät pienryhmätiloihin järjestäjän avatessa ne ja että ryhmätyötiloista palaavat henkilöt jäävät odottamaan ”odotustilaan / lobbyyn”. Jälkimmäinen asetus kannattaa muuttaa niin, että osallistujat voivat palata pääkokoukseen suoraan pienryhmätyöskentelyn päätyttyä valitsemalla molemmat ”rastikohdat”.

Pienryhmän työskentelylle voi asettaa aikarajan, aktivoimalla ”Määritä aikaraja” -valinta. Tarkempi työskentelyaika valitaan alasvetovalikoista.
Valitun ajan jälkeen työskentely päättyy automattisesti ja osallistujat siirretään pääkokoukseen.

Käynnistä pienryhmätilat valitsemalla ”Aloita tilat ”.

Valitsemalla ”Liity huoneeseen” kokouksen osallistuja siirtyy pienryhmähuoneeseen.

Harmaa ”SULJETTU” painike muuttuu huoneiden avauduttua vihreäksi ja tekstiksi vaihtuu ”AVOIN”. Kokouksen järjestäjä voi vierailla pienryhmähuoneissa ”AVOIN” -painikkeen takaa löytyvän ”Liity huoneeseen” tekstin kohdalta.

Pienryhmätyöskentelyn aikaiset toiminnot

Pienryhmätilan jokaisella osallistujalla on samat oikeudet eli jokainen ryhmän jäsen voi yhtälailla jakaa ruutua, Whiteboardia tai alkaa tallentaa ryhmän työskentelyä. Ryhmien chat keskustelut tallentuvat myös kokonaisuudessaan ja tulevat näkyville Teamsin chat-keskustelujen joukkoon, kukin omaksi keskusteluksi. HUOM! Ryhmien jäsenet näkevät oman chat-keskustelun myös työskentelyn jälkeen.

Päähuoneesta voi lähettää viestin pienryhmätiloihin Tee ilmoitus -toiminnolla, joka löytyy ratas-kuvakkeen takaa.

Voit poistua pienryhmätilasta pääkokoukseen valitsemalla ”Palaa takaisin”. Valitsemalla punaisen painikkeen ”Poistu”, poistut kokonaan Teams -kokouksesta.

Kokouksen järjestäjä lopettaa pienryhmien työskentelyn valitsemalla ”Sulje tilat”. Jos pienryhmien työskentely on ajastettu, huoneet sulkeutuvat automaattisesti työskentelyajan päätyttyä. Jos samoja ryhmiä halutaan käyttää uudelleen saman kokouksen aikana, ne saadaan käyntiin valitsemalla uudelleen ”Aloita tilat”.

Osallistujien siirtäminen pienryhmähuoneesta toiseen työskentelyn aikana

Pienryhmien osallistujia voi siirtää huoneesta toiseen ainoastaan silloin, kun pienryhmätilat on avattu ja niissä on henkilöitä. Henkilöitä voi siirtää toisiin huoneisiin ilman, että siirrettävä henkilö palautetaan välillä pääkokoukseen.

Kokouksen järjestäjällä näkyy Määritä osallistujia -valintapainike, jonka valitsemalla hänelle avautuu osallistujat eri pienryhmätiloissa. Valitsemalla siirrettävän henkilön rivin alussa olevasta ruudusta, kohdasta Tilat avautuvasta valikosta voi valita henkilölle uuden pienryhmätilan. Siirto toteutuu heti, kun kokouksen järjestäjä valitsee Määritä. Pienryhmätilassa olevalle henkilö ei saa ilmoitusta siirrosta, vaan hän siirtyy automaattisesti toiseen pienryhmätilaan.

Samasta valikosta kokouksen järjestäjä voi määrittää pienryhmätilan henkilölle, joka on esimerkiksi saapunut kokoukseen myöhässä eikä vielä kuulu mihinkään pienryhmään.

Kokouksen jälkeen

Pienryhmän tallenne näkyy ryhmän chat-keskustelussa, mutta sitä voi tarkastella ainoastaan kokouksen järjestäjä, tallenteen tallentaja sekä kyseisen ryhmän jäsenet. Video tallentuu tallennuksen aloittajan OneDriveen, josta sen saa jaettua muille.

Vinkkejä ongelmatilanteisiin

• Kokouksen järjestäjä painoi vahingossa ”Poistu” -nappia, miten pienryhmien työskentelyn käy?
  Kokouksen järjestäjän ei anneta poistua kokouksesta, vaikka hän painaisi vahingossa väärää poistumis-nappia. Järjestäjä poistuu ainoastaan pääkokoukseen, joka menee ”pidossa” -tilaan. Kokouksen järjestäjän täytyy ottaa kokous pois pidosta, jotta muut voivat myöhemmin palata siihen.

• Tarkoitukseni oli palata pääkokoukseen, mutta painoin vahingossa ”Poistu” -nappia ja näköjään koko Teams-kokous hävisi. Mitä teen?
  Olet poistunut vahingossa koko kokouksesta. Pääset palaamaan sinne takaisin samasta linkistä mistä alun perin liityit kokoukseen. Kokouksen järjestäjä voi liittää sinut takaisin pienryhmätilaan, kun olet palannut kokoukseen.