Pienryhmätilat eli nk. breakout roomit mahdollistavat osallistujien työskentelyn pienryhmissä Teams-kokouksen aikana. Ainoastaan kokouksen järjestäjä voi muodostaa ja hallinnoida pienryhmätiloja. Pienryhmiä voi käyttää kokouksissa, joissa on alle 300 osallistujaa. Jos luot pienryhmätilat etukäteen, et voi kutsua kokoukseen kuin 300 osallistujaa. Pienryhmiä voi yhdessä kokouksessa olla enintään 50 kappaletta. Pienryhmätilojen käyttö on mahdollista vain Teamsin työpöytäohjelmassa.

Pienryhmätilojen luonti ennen kokousta

Pienryhmätilat voi luoda ja niiden osallistujat määritellä etukäteen, kun kokouskutsu on tehty Teamsin “Ajoita kokous” -toiminnolla. Kokouskutsu tulee tehdä ensin tavanomaiseen tapaan joko Teamsin tai Outlookin kalenterin kautta ja avata sitten uudelleen muokattavaksi Teamsissa. Tällöin yläreunan valintanauhassa näkyy “Pienryhmätilat” -välilehti.

Pienryhmien luonti sekä muokkaus myöhemmin tapahtuvat saman Pienryhmätilat -painikkeen kautta. Huoneiden luonti aloitetaan pienryhmätilojen lukumäärän valinnalla, jonka jälkeen määritellään huoneiden osallistujat “Määritä osallistujia” -painikkeesta joko automaattisesti tai manuaalisesti.

Kolmen pisteen takaa löytyvät huonekohtaiset asetukset, josta voi vaihtaa pienryhmätilan nimen, määrittää asetuksia tai poistaa kyseisen pienryhmätilan.

Automaattisessa määrittelyssä Teams jakaa osallistujat tasamääräisesti tehtyihin pienryhmätiloihin.

Manuaalisessa määrittelyssä voit itse valita osallistujat kuhunkin huoneeseen viemällä hiiren osallistujaa koskevan rivin päälle, jolloin rivin alkuun ilmestyy valintarasti. Voit valita useammankin henkilön (rasti aktiiviseksi rivin alusta) ja sijoittaa heidät oikeaan huoneeseen “Huone” sarakkeesta, josta aiemmin määritellyt pienryhmähuoneet näkyvät alasvetovalikossa.

Pienryhmätiloja koskevat asetukset löytyvät “Pienryhmätilat” -välilehden oikeasta yläkulmasta, josta voit tehdä lisää pienryhmähuoneita (1), määrittää osallistujat uudelleen pienryhmätiloihin (2), poistaa kaikki pienryhmätilat (3) tai säätää pienryhmätilojen asetuksia (4), kuten esimerkiksi pienryhmätyöskentelyn keston.

Jos kokoukseen on myöhemmin kutsuttu tai siihen osallistuu henkilö, jota ei ole määritelty etukäteen pienryhmätilaan, hän näkyy kokouksen aikana pienryhmiin kuulumattomana henkilönä. Hänet voi sijoittaa mihin tahansa pienryhmätilaan Määritä osallistujia -toiminnon avulla.

Pienryhmien käynnistäminen kokouksessa tapahtuu Aloita tilat -toiminnolla eli samoin kuin kokouksen aikana luotujen pienryhmätilojen aloittaminen.

Pienryhmätilojen luonti kokouksen aikana

Teamsin valintapaneelissa näkyvästä “pienryhmätilat” -kuvakkeesta.

Valinnan jälkeen päätät kuinka monta tilaa tarvitset sekä valitset osallistujien ryhmiin jaon tapahtuvan joko automaattisesti tai manuaalisesti.

“Luo tilat” -valinnan jälkeen voit vielä tarvittaessa lisätä huoneita sekä nimetä jokaisen huoneen tai poistaa sen. Yksittäistä huonetta koskeva muokkausvalikko avautuu napsauttamalla hiirtä “SULJETTU” -tekstin kohdalta.
Nimeäminen kannattaa tehdä, jotta löydät ryhmätyötilojen keskustelut paremmin chatista.

Kaikkia pienryhmähuoneita koskevat asetukset löytyvät “Pienryhmätilat” -palkista kolmen ratas-kuvakkeen (1) takaa. Samalta riviltä löytyvien painikkeiden avulla voit poistaa kaikki ryhmätyötilat (2), jakaa osallistujat uudelleen ryhmiin (3) sekä lisätä uusia ryhmätyöhuoneita (5). Lähetä ilmoitus ryhmätyötiloihin -painike (4) aktivoituu vasta kun ryhmätyötilat on avattu ja niissä on osallistujia.

Määritä osallistujia -valinnan (6) kautta saat listan kussakin ryhmätyötilassa olevista henkilöistä ja voit vaihtaa osallistujia eri tiloihin työskentelyn aikana. Voit siirtää samalla kertaa useamman henkilön eri huoneisiin.

Kokoustilojen oletusasetuksena on, että kokouksen osallistujat siirtyvät pienryhmätiloihin järjestäjän avatessa ne (3) ja että ryhmätyötiloista palaavat henkilöt jäävät odottamaan “odotustilaan / lobbyyn” (4). Jälkimmäinenkin asetus aktvoida, jolloin osallistujat voivat palata pääkokoukseen suoraan pienryhmätyöskentelyn päätyttyä tai vaikkapa kesken pienryhmätyöskentelyn.

Pienryhmän työskentelylle voi asettaa aikarajan, aktivoimalla “Määritä aikaraja” -valinta (2). Tarkempi työskentelyaika valitaan alasvetovalikoista. Valitun ajan jälkeen työskentely päättyy automattisesti ja osallistujat siirretään pääkokoukseen.

Määritä esittäjät, jotka voivat hallita tiloja -valinnalla voit antaa pienryhmätilojen rajatut hallintaoikeudet toiselle henkilölle (1). (Uusi ominaisuus. Oikeuksien sisältöä ja ohjetta tarkennetaan myöhemmin. Ohjetta päivitetty 5.11.2021)

Pienryhmien käynnistäminen ja työskentelyn aikaiset toiminnot

Käynnistä pienryhmätilat valitsemalla “Aloita tilat “.

Valitsemalla “Liity huoneeseen” kokouksen osallistuja siirtyy pienryhmähuoneeseen.

Harmaa “SULJETTU” painike muuttuu huoneiden avauduttua vihreäksi ja tekstiksi vaihtuu “AVOIN”. Kokouksen järjestäjä voi vierailla pienryhmähuoneissa “AVOIN” -painikkeen takaa löytyvän “Liity huoneeseen” tekstin kohdalta.

Pienryhmätilan jokaisella osallistujalla on samat oikeudet eli jokainen ryhmän jäsen voi yhtälailla jakaa ruutua, Whiteboardia tai alkaa tallentaa ryhmän työskentelyä. Ryhmien chat keskustelut tallentuvat myös kokonaisuudessaan ja tulevat näkyville Teamsin chat-keskustelujen joukkoon, kukin omaksi keskusteluksi. HUOM! Ryhmien jäsenet näkevät oman chat-keskustelun myös työskentelyn jälkeen.

Päähuoneesta voi lähettää viestin pienryhmätiloihin Tee ilmoitus -toiminnolla, joka löytyy ratas-kuvakkeen takaa.

Voit poistua pienryhmätilasta pääkokoukseen valitsemalla “Palaa takaisin”. Valitsemalla punaisen painikkeen “Poistu”, poistut kokonaan Teams -kokouksesta.

Kokouksen järjestäjä lopettaa pienryhmien työskentelyn valitsemalla “Sulje tilat”. Jos pienryhmien työskentely on ajastettu, huoneet sulkeutuvat automaattisesti työskentelyajan päätyttyä. Jos samoja ryhmiä halutaan käyttää uudelleen saman kokouksen aikana, ne saadaan käyntiin valitsemalla uudelleen “Aloita tilat”.

Osallistujien siirtäminen pienryhmähuoneesta toiseen työskentelyn aikana

Pienryhmien osallistujia voi siirtää huoneesta toiseen ainoastaan silloin, kun pienryhmätilat on avattu ja niissä on henkilöitä. Henkilöitä voi siirtää toisiin huoneisiin ilman, että siirrettävä henkilö palautetaan välillä pääkokoukseen.

Kokouksen järjestäjällä näkyy Määritä osallistujia -valintapainike, jonka valitsemalla hänelle avautuu osallistujat eri pienryhmätiloissa. Valitsemalla siirrettävän henkilön rivin alussa olevasta ruudusta, kohdasta Tilat avautuvasta valikosta voi valita henkilölle uuden pienryhmätilan. Siirto toteutuu heti, kun kokouksen järjestäjä valitsee Määritä. Pienryhmätilassa olevalle henkilö ei saa ilmoitusta siirrosta, vaan hän siirtyy automaattisesti toiseen pienryhmätilaan.

Samasta valikosta kokouksen järjestäjä voi määrittää pienryhmätilan henkilölle, joka on esimerkiksi saapunut kokoukseen myöhässä eikä vielä kuulu mihinkään pienryhmään.

Kokouksen jälkeen

Pienryhmän tallenne näkyy ryhmän chat-keskustelussa, mutta sitä voi tarkastella ainoastaan kokouksen järjestäjä, tallenteen tallentaja sekä kyseisen ryhmän jäsenet. Video tallentuu tallennuksen aloittajan OneDriveen, josta sen saa jaettua muille.

Vinkkejä ongelmatilanteisiin

• Kokouksen järjestäjä painoi vahingossa “Poistu” -nappia, miten pienryhmien työskentelyn käy?
  Kokouksen järjestäjän ei anneta poistua kokouksesta, vaikka hän painaisi vahingossa väärää poistumis-nappia. Järjestäjä poistuu ainoastaan pääkokoukseen, joka menee “pidossa” -tilaan. Kokouksen järjestäjän täytyy ottaa kokous pois pidosta, jotta muut voivat myöhemmin palata siihen.

• Tarkoitukseni oli palata pääkokoukseen, mutta painoin vahingossa “Poistu” -nappia ja näköjään koko Teams-kokous hävisi. Mitä teen?
  Olet poistunut vahingossa koko kokouksesta. Pääset palaamaan sinne takaisin samasta linkistä mistä alun perin liityit kokoukseen. Kokouksen järjestäjä voi liittää sinut takaisin pienryhmätilaan, kun olet palannut kokoukseen.