Teams-tallenteiden tallennuspaikat ja jakaminen

Istunto voidaan tallentaa Teamsissa, mikä tehdään istunnon toimintopainke-riviltä klikkaamalla kolmea pistettä ja valitsemalla sieltä Aloita nauhoitus. Kun aloitat tallennuksen, niin samalla alkaa myös puheen litterointi eli puhe kirjoitetaan tekstiksi automaattisesti. Jos haluat transkription pois käytöstä, valitse valikon kohta Lopeta transkriptio. Jos haluat sen pois näkyvistä, niin klikkaa tämän saman valikon oikean yläkulman rastia.

Transkriptiota voi hyödyntää videon tekstityksessä. Oletuskielenä aluksi on englanti, mutta voit vaihtaa sen transkriptio-ikkunan oikean yläkulman kolmen pisteen takaa.

Samasta kohdasta myös lopetat tallennuksen. Silloin tuossa kohdassa lukee Lopeta nauhoitus.

Tallennuksen voi aloittaa kuka tahansa kokouksen järjestäjän kanssa samasta organisaatiosta oleva kokouksen osallistuja. Toisen organisaation jäsen tai tiimissä vieras-statuksella oleva jäsen ei voi aloittaa nauhoitusta. Microsoftin ohjeessa on tarkemmin Teams-kokouksen tallentamisesta.

Teams-tallenteiden tallennuspaikka on joko OneDrive tai SharePoint kokoustyypin mukaan:

• Tallenne kokouksesta, joka on “luotu” kokouskutsulla, menee tallennuksen aloittaneen henkilökohtaiseen OneDriveen, samoin kuin “Järjestä kokous nyt”/”Meet now” -kokoukset. OneDrivesta löytyy kansio Tallenteet /Recordings, josta tallenne löytyy ja sitä voi jakaa eteenpäin.

• Tiimin sisäisen, ns. kanavakokouksen tallenne näkyy Teamsin kanavan chatissa ja tallentuu SharePointiin Tallenteet/Recordings-kansioon, joka löytyyTiedostot / Files välilehdeltä.

Tallenteiden katseluoikeuksia voit hallinnoida joko OneDrivesta tai SharePointissa. Myös tallenteiden jakaminen onnistuu näistä sovelluksista käsin.

Tallenteiden vanheneminen

Teams-tallenteet vanhenevat ja poistuvat jatkossa automaattisesti. Tallenteen säilyttämisen oletusaika on 60 vuorokautta tallenteen tekemisestä. Käyttäjä voi muuttaa tätä aikaa tarvittaessa tai valita vaihtoehdon ei vanhenemispäivää, jolloin tallenne ei häviä automaattisesti.

Vanheneminen määritellään tallenteen sijaintipaikassa eli SharePointissa tai OneDrivessa. Valitse haluamasi tallenne klikkaamalla sen edessä olevaa valintaympyrää. Tämän jälkeen ruudun oikeaan reunaan ilmestyy valikko, josta pääset määrittelemään vanhemisajan. Saat kalenterin auki kalenterikuvakkeesta.

OneDriven puolella pääset tarkistamaan vanhenemisajan tästä samasta kohdasta myös myöhemmin. SharePointin puolella, jos olet kerran määritelltyt vanhenemisajan, et enää pysty sitä muuttamaan, etkä edes näkemään, mikä ko. tallenteen vanhenemisaika on.