• Käytä harkintaa, millä tavoin ja kenelle jaat suoran linkin verkkoistuntoon, mikäli tilaisuus on tarkoitettu myös HAMKin ulkopuolisille toimijoille.
• Älä jaa suoraa osallistumislinkkiä istuntoon sosiaalisessa mediassa. Jos linkin jakaa julkisessa viestintäkanavassa, se on helposti kaikkien saatavilla, myös niiden, joilla ei ole hyviä aikeita.
• Alla olevat ohjeet koskevat Zoomia, mutta myös muilla alustoilla on aina käytettävä huolellista harkintaa, mikäli aikeissa on jakaa verkkoistunnon suora osallistumislinkki julkisesti.
• Suoran istunnon linkin jakamisen sijaan kannattaa jakaa linkkiä esimerkiksi tapahtuman www-sivulle, johon Zoom-istunto liittyy. Tapahtumasivulle linkittäminen tarjoaa myös enemmän tietoa lukijalle, millaisesta tilaisuudesta on kyse.
• Lisäksi ilmoittautumista jonkun muun palvelun kautta tai Zoomissa käytössä olevaa rekisteröitymistä (lisätään Zoomin web-portaalin asetuksista) kannattaa harkita. Ohje: Zoomin web-portaalin kautta tehtävät asetukset.

Ennen Zoom-istunnon alkamista tehtävät valinnat

• Suositellaan satunnaisten kokous-ID:iden käyttöä sen sijaan, että käytetään omaa ensimmäistä kokoushuonetta (PMI). Lisäksi vahvojen salasanojen käyttö estää ulkopuoliset pääsyn.
• Waiting Room -ominaisuuden käyttö Mahdollistaa osallistujien hyväksymisen yksi kerrallaan. Tämä tarjoaa tehokkaan keinon estää kutsumattomien pääsy istuntoon.
• Onko tilaisuutesi vuorovaikutteinen? Jos osallistujat eivät tule puhumaan itse tai avaamaan web-kameroita tilaisuudessa, järjestä tilaisuus yksisuuntaisena Zoom-webinaarina. Ohje: Zoom-webinaarit.
  • Jos olet jo perustanut Zoom-istunnon ja jakanut sen linkkiä osallistujille, voi istunnon tyypin vaihtaa jälkikäteen myös webinaariksi. Avaathan Helpdesk-tiketin, niin laitetaan tarvittava lisenssi kuntoon.
• Vinkki: tarkista istunnon asetukset, ja varmista, onko esimerkiksi odotushuone jo istunnossa käytössä, ohje: Zoom-istunnon asetuksilla turvallisuutta ja sujuvuutta.
• Hyödynnä ilmoittautumista Zoomin kautta tai muun palvelun avulla.

Zoom-istunnon aikana hyödynnettävät toiminnot

• Kun kaikki kutsutut ovat paikalla, istunnon voi lukita niin, ettei uusia pääse liittymään, vaikka heillä olisi linkki ja salasana.
  • Klikkaa Participants -painiketta kokousikkunan alareunasta.
  • Osallistujalistaan ilmestyy oikealle paneeli.
  • Paneelin alareunassa valitse More (Lisää).
  • Klikkaa Lock Meeting (Lukitse kokous).
  • Näet ilmoituksen, että kokous on lukittu.
• Zoom-istunnoissa istunnon hostilla ja mahdollisilla co-hosteilla on käytössään Security-painike, jolla voi hallita kaikkia istunnon osallistujien toimintaa, ohje: Security-painikkeen toiminnot.
  • Istunnon vetäjä voi helposti ottaa pois päältä mm. osallistujien oikeuden käyttää mikrofonia tai jakaa näyttöä.
  • Suspend Participant Activities lopettaa kaiken istunnossa käynnissä olevan toiminnan ja lukitsee istunnon. Tällä toiminnolla voit rauhassa ottaa aikalisän ja selvittää, mitä toimenpiteitä teet seuraavaksi.
• Voit palauttaa osallistujalistasta yksittäisen osallistujan takaisin odotushuoneeseen Move to waiting room -toiminnolla tai poistaa osallistujan istunnosta Remove-toiminnolla.
  • Oletuksena HAMKin Zoom-tileillä on käytössä asetus, joka ei salli remove-toiminnolla poistetun käyttäjän enää palata takaisin samaan käynnissä olevaan Zoom-istuntoon.