Kun dokumentti on tehty saavutettavaksi, sitä voi lukea ruudunlukijaa tai muita avustavaa teknologiaa käyttävät, kuten sokeat ja heikkonäköiset henkilöt. Saavutettavaksi tehty dokumentti  on kaikkien henkilöiden kannalta luettavampi, helppokäyttöisempi ja selkeämpi. Lue lisää ”Miksi saavutettavuus on tärkeää?”

Saavutettavuusdirektiivin vaatimuksien piiriin kuuluu myös dokumenttien saavutettavuus. Tiedostomuotoina on mainittu Microsoft Office -dokumentit, Open Office tai LibreOffice -ohjelmilla tehdyt dokumentit sekä pdf-dokumentit. Tärkeimmät periaatteet dokumenttien saavutettavuuden edistämiseen ovat:

• Havaittavuus: sisältö käytettävissä näppäinkomennoilla ilman hiirtä, tekstivastineet kaikelle ei-tekstuaaliselle sisällölle.
• Hallittavuus: sisältö käytettävissä myös apuvälineillä.
• Ymmärrettävyys: käytetty sellaista kieltä ja rakennetta, että ymmärtää mistä on kysymys.
• Toimintavarmuus: tiedosto on tehty riittävän hyvin, että se toimii apuvälineillä ja on toteutettu toimimaan yhteensopivasti nykyisten ja tulevien ohjelmien kanssa.

Office-dokumenttien saavutettavuus

Microsoft tarjoaa valmiiksi saavutettavia pohjia sekä ohjeita saavutettavan pohjan luomiseen. Valmiiksi saavutettavia dokumenttipohjia:

• Word, Excel ja PowerPoint 
  File > New > hakuruudussa ”Search for online templates”, hae ”accessible templates”.

HAMKissa on tehty valmiiksi saavutettavaksi PowerPoint-pohja, jonka voi hyödyntää esim. esityksien, oppimateriaalien, opiskelijatuotoksien luomiseen. Voit ladata pohjan käyttöön HAMKin aineistopankissa, lisätietoja Intrassa.

Dokumentin kieli ja ulkoasu

Dokumentin saavutettavuuden varmistamiseksi huomioi seuraavat:

• Käytä selkeää yleiskieltä.
• Suunnittelee ensin dokumentin sisältö ja vasta lopuksi ulkoasu.
• Käytä ohjelmien tyylejä dokumenttien ulkonäön määrittelyyn.
• Käytä leipätekstissä päätteetöntä fonttia (esim. Arial, Verdana tai Trebuchet).
• Käytä tarpeeksi isoja fonttikokoja, jossa isot ja pienet kirjaimet erottuvat toisistaan. Suositellut fonttikoot ovat 12pt paperilta luettaessa, 20 pt ruudulta luettaessa ja 32 pt auditorion tai luokan seinältä luettaessa.
• Vältä suuraakkosten käyttöä.
• Tasaa tekstin vasempaan reunaan.
• Määritä tekstin riviväli väljäksi (esim. riviväliksi 1,5).
• Tee otsikot tyylien avulla ja tee ne loogisessa järjestyksessä (Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3, jne. ).
• Tee kaikki leipätekstit samalla tyylillä (esim. Normaali).
• Käytä tekstin korostamiseen lihavointia, sillä kursiivia on hankalampi lukea.
• Vältä alleviivausta, koska alleviivattu teksti tulkitaan helposti linkiksi.
• Jos käytät väriä tekstin korostamiseen, varmista värikontrasti (vaalealla taustalla tumma teksti ja päinvastoin).
• Hyödynnä luetteloita ja valitse tyyli, joka on helppo havaita.
• Jos luettelon kohdat ovat järjestyksessä, käytä numeroitua luetteloa (1, 2, 3; ei i, ii, iii).
• Älä vaihda linkkien tyyliä, vaan pidä oletuksena sininen ja alleviivattu.
• Muuta linkin teksti kuvaavaksi eli tee pitkän urlin sijaan linkille kuvaava otsikko.
• Varmista, että dokumentin kieli vastaa sisällön kieltä.
• Nimeä tiedostot kuvaavasti niin, että kun se halutaan avata tai ladata, se tunnistetaan tiedoston nimestä.

Visuaalisten elementtien hyödyntäminen dokumentissa

Voit hyödyntää dokumenttiin kuvia, SmartArt-kuvia, kaavioita sekä muita visuaalisia tehosteita. Saavutettavuuden varmistamiseksi huomioi seuraavat asiat:

• Esitä kuvissa oleva tieto tekstissä, kuvatekstissä tai vaihtoehtoisena tekstinä, joka palvelee ruudunlukuohjelmia.
• Jos kuvassa on tekstiä, kirjoita se myös leipätekstiin näkyville.
  Varmista, että kaavioissa käytetyt värisävyt erottuvat selvästi toisistaan.
• Jos käytät taulukoita, tee taulukon ylimmästä rivistä otsikkorivi. Varmista, että taulukon solut ovat järjestyksessä. Näin esim. ruudunlukuohjelmat osaavat lukea taulukon järjestyksessä.

Esityksien diat

PowerPoint-esityksien luomisessa muista nämä asiat:

• Tee jokaiselle dialle yksilöivä otsikko.
• Lisää yhdelle dialle korkeintaan 6-7 kohtaa / riviä tekstiä. Varmista ensisijaisesti, että fonttikoko säilyy riittävän suurena.
• Merkitse dian elementeille lukemisjärjestys.
• Älä käytä ajastettua dian vaihtoa​ tai vilkkuvia animaatioita.

Office-dokumenttien saavutettavuuden tarkistaminen

Office-dokumenttien sisään on rakennettu suppea helppokäyttöisyyden tarkistustoiminto. Kun olet tehnyt dokumentin sisällön, voit tarkistaa dokumentin saavutettavuuden helppokäyttöisyyden tarkistustoiminnolla. (Tiedosto– Tarkasta asiakirja – Tarkista helppokäyttöisyys).

Tuloksissa näkyvät mahdolliset virheet, varoitukset ja korjausohjeet. On tärkeää korjata ainakin kaikki virheet.

Voit hyödyntää myös ruudunlukuohjelmaa saavutettavuuden tarkistamiseen tai käyttää pelkkää näppäimistöä tarkistaaksesi navigoinnin toimivuuden ja sisällön oikean järjestyksen.

Office-dokumentin muuntaminen pdf-muotoon

Kun muunnat Office-dokumentit pdf-muotoon huomioi sen saavutettavuuden toimimalla näin:

• Kirjoita dokumentille otsikko (ominaisuudet / metatiedot)
  • Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa.
• Varmista helppokäyttöisyys.
• Muunna dokumentti pdf-muotoon.
• Käytä ”Tallenna nimellä” -toimintoa
  • Asetuksissa valitse kohta ”Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten”.

Lisätietoja aiheesta:

• Celian ohje Word-dokumenttien toimittamisesta saavutettavaksi.
• Word-asiakirjojen tekeminen helppokäyttöisiksi (Microsoft).
• Saavutettavuuden tarkistaminen (saavutettavasti.fi).
• Saavutettavan PDF-tiedoston ominaisuuksia (saavutettavasti.fi).
• Tee Word-dokumentista saavutettava PDF (saavutettavasti.fi).
• Saavutettava PowerPoint-esitys (saavutettavasti.fi).
• Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä (Microsoft).

Itsenäiseen opiskeluun

• Saavutettavat asiakirjat verkossa -verkkokurssi: ilmainen, noin 2-3 tunnin opiskelua edellyttävä verkkokurssi saavutettavien Word-, PowerPoint- ja Excel -asiakirjojen laatimisen tueksi (eOppiva)

Johtavien tietotekniikkayritysten saavutettavuuspolitiikka

• Microsoft Accessibility
• Adobe Accessibility
• Google Accessibility

Alkuperäinen ohje on tuotettu DigiCampus-hankkeen Estettömyys ja saavutettavuus -osahankkeessa. DigiCampus-hanketta rahoittaa Opetus- ja kulttuuriministeriö, ja osahanketta toteuttavat Hämeen ammattikorkeakoulu, Jyväskylän yliopisto ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu.