Tietosuoja-asetus edellyttää henkilön informointia, kun henkilötietoja kerätään. Informointia ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos se on tehty jo aikaisemmin. Informointi pitää tehdä esimerkiksi, jos​:

• Kerätään ilmoittautumisia johonkin tilaisuuteen vaikkapa Webropolilla
• Kerätään tutkimusaineistoa, jossa henkilötietoja

Informointi tehdään tietosuojailmoituksella, joka linkitetään tietojenkeräyslomakkeelle. Tämän lisäksi lomakkeelle voidaan lisätä tärkeimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat.

Yhteisistä rekistereistä on valmisteltu keskitetysti tietosuojailmoitukset, jotka löytyvät osoitteista www.hamk.fi/tietosuojailmoitukset​ ja https://www.hamk.fi/privacy-policy/?lang=en. Mikäli soveltuvaa tietosuojailmoitusta ei löydy, sellainen tulee tehdä (ja jakaa esim. public_html -kansion kautta). Tyhjä pohja löytyy intranetistä:

• Tutkimuksen / TKI-toiminnan pohja: Tietosuojailmoitus tyhjä pohja HAMK Oy GDPR tieteellinen tutkimus.docx
• Muun toiminnan pohja: Tietosuojailmoituksen tyhjä pohja HAMK Oy GDPR.docx

Lue lisää: Tiedostojen ja oikeuksien jakaminen OneDrivessä (HAMKin digipedaohje)

Pohjissa on väkäsissä <> ohjeita. Ohjeet ja pohjat saattavat vielä täydentyä, kun lainsäädännön tulkinnan tarkentuvat.

Lisätietoja informoinnista löytyy tietosuoja-asetuksen artikloista 12, 13 ja 14.

Tutkimustoiminnan tietosuojaa tarkastellaa tarkemmin Tietosuoja tutkimuksessa -sivulla.