Pienryhmätilat eli niin sanotut breakout roomit mahdollistavat osallistujien työskentelyn pienryhmissä Teams-kokouksen aikana. Ainoastaan kokouksen järjestäjällä on kaikki oikeudet muodostaa ja hallinnoida pienryhmätiloja. Hän voi nimetä yhteisjärjestäjiä, joilla on tiettyjä oikeuksia. Pienryhmätilojen hallinnointi on mahdollista vain Teamsin työpöytäohjelmassa.

Tekniset ohjeet pienryhmätilojen luomiseen ja hallinnointiin

Kattavat tekniset ohjeet pienryhmien luomiseen ja hallinnointiin löytyvät Microsoftin ohjeesta. Ohjeesta löytyy muun muassa vastaukset seuraaviin:

• Pienryhmien luominen
• Pienryhmien asetukset
• Jako pienryhmiin
• Vuorovaikutus pienryhmässä
• Yhteisjärjestäjän oikeudet

Käytä pienryhmiä, kun…

• Haluat rytmittää pitkiä verkkosessioita.
• Kokouksissa on paljon osallistujia, jolloin mielipiteet ja ajatukset on helpompi saada kuuluviin pienryhmissä.
• Haluat jaotella osallistujat pohtimaan keskenään erilaisia teemoja tai aiheita.

Aikataulutusta miettiessä kannattaa suunnitella rytmitys, ohjeistukset ja sessioiden kesto etukäteen, jolloin työskentely on sujuvaa ja mielekästä. Työskentelyllä tulee olla selkeä peruste, eikä ryhmiä tule käyttää vain tavan vuoksi. Usein pienryhmätyölle tulee myös varattua liian vähän aikaa.

Vinkkejä ongelmatilanteisiin ja usein kysyttyihin kysymyksiin

• Kokouksen järjestäjä painoi vahingossa “Poistu” -painiketta, miten pienryhmien työskentelyn käy?
  Kokouksen järjestäjän ei anneta poistua kokouksesta, vaikka hän painaisi vahingossa väärää poistumispainiketta. Järjestäjä poistuu ainoastaan pääkokoukseen, joka menee “pidossa” -tilaan. Kokouksen järjestäjän täytyy ottaa kokous pois pidosta, jotta muut voivat myöhemmin palata siihen.
• Tarkoitukseni oli palata pääkokoukseen, mutta painoin vahingossa “Poistu” -nappia ja näköjään koko Teams-kokous hävisi. Mitä teen?
  Olet poistunut vahingossa koko kokouksesta. Pääset palaamaan sinne takaisin samasta linkistä, josta alun perin liityit kokoukseen. Kokouksen järjestäjä voi liittää sinut takaisin pienryhmätilaan, kun olet palannut kokoukseen.
• Pienryhmiin jakaessa en pääse liittymään, vaan kokous jää jumiin. Mitä teen?
  Kannattaa poistua kokouksesta ja palata uudelleen takaisin. Kokouksen järjestäjä voi tämän jälkeen liittää sinut uudelleen oikeaan pienryhmään.
• Kokous on tulossa tunnin päästä. Minun pitäisi jakaa osallistujat pienryhmiin, mutta en ole järjestäjä.
  Tällä hetkellä ainoastaan kokouksen järjestäjä voi tehdä ennakkoon jaon pienryhmiin. Kannattaakin etukäteen miettiä tarkasti, kuka tekee kokouskutsun. Järjestäjä voi kokousasetusten kautta nimetä yhteisjärjestäjiä, jotka voivat hallinnoida pienryhmiä kokouksen aikana.