Tietohallinto tukee sovitusti verkossa järjestettävien seminaarien ja webinaarien toteutuksessa ja tapahtuman aikana. Saat aina tukea teknisten yksityiskohtien kanssa ennen tilaisuutta. Teknistä tukea tarjotaan tapahtuman aikana, jos tilaisuudessa mukana ulkopuolisia toimijoita, tapahtumaan odotetaan runsaasti yleisöä tai teknisesti vastaavanlaista tilaisuutta ei ole aiemmin järjestetty (esim. virtuaaliset valmistujaiset, jouluradio).

Avaathan viimeistään kuukautta ennen tiketin ServiceDeskiin, jotta valmistelut voidaan aloittaa ajoissa. Isompien tapahtumien osalta teknisen toteutuksen suunnittelun on hyvä tapahtua muun suunnittelun kanssa rinnakkain, joten otathan yhteyttä heti, kun suunnittelutyö alkaa. Isompien tapahtumien osalta suunnittele ja tilaa tapahtumasi käsikirjan avulla.

Tapahtumaan liittyvään tikettiin liitettävät tiedot

• kohdeyleisö, mahdolliset yhteistyökumppanit
• osallistujamäärä
• tapahtuman ajankohta
• tapahtuman “käsikirjoitus” tai alustava suunnitelma tapahtumasta
• tarkempi arvio teknisen tuen tarpeesta

Etukäteen tarjottava tuki

• sopivan palvelun valinta
• verkossa järjestettävän tilaisuuden asetusten varmistelu
• palvelun hyödyntäminen monipuolisesti

Tilaisuuden aikana tarjottava tuki

• tuki verkon yli tapahtuman alkaessa, jos tarpeen
• tuki puhelimitse tapahtuman aikana, jos tarpeen
• lähituki kampuksilla, jos tarpeen

Tapahtuman jälkeen tarjottava tuki

• erikseen sovittava apu mm. mahdollisten tallenteiden julkaisuun tai tekstittämiseen liittyen