Verkkotapahtuman toteuttajan käsikirja

Tapahtumakäsikirjan (HAMK sisäinen) tavoitteena on ohjata järjestäjät onnistuneesti läpi tapahtuman suunnittelun, toteutuksen ja viimeistelyn.

Ennen tapahtumaa

Viimeistään kuukautta ennen

• Täytä Forms-lomake (HAMK sisäinen) mahdollisimman kattavasti. Lähettämällä lomakkeen järjestelmä luo automaattisesti aiheesta tiketin Servicedeskiin sekä oman Teams-alustan tapahtumalle. Näiden kanavien avulla kommunikointi sujuu mutkattomasti, tarvittavat tiedot saadaan talteen ja ne löytyvät yhdestä paikasta ilman työlästä sähköpostien lähettelyä.
• Muista ennakkomarkkinointi! Lue lisää Viestinnän Tapahtumien markkinointi ja viestintä -sivulta. (HAMK sisäinen)

Työnjaosta sopiminen

• Sovi tapahtuman järjestämisen työnjako
  • Kuka vastaa ohjelman rakentamisesta?
  • Kuka kokoaa ja päivittää tarvittavat suunnittelumateriaalit?
  • Kuka suunnittelee visuaalisen ilmeen ja muut dokumentit?
  • Kuka vastaanottaa ja koostaa puhujien materiaalit? Vastaanotetut esitykset valmistellaan avautumaan heti esitysmuodossa.
  • Kuka on yhteydessä tilaisuuden esiintyjien kanssa ja vastaanottaa heidän toiveensa esim. esitystapojen tai aikataulujen suhteen?
• Sovi tapahtuman työnjako
  • Kuka juontaa tilaisuutta ja vastaa sen etenemisestä?
  • Ketkä ovat tilaisuuden puhujat?
  • Kuka seuraa ja moderoi chattia?
  • Kuka vastaa tilaisuuden teknisestä tuesta, tarvitsetko siihen lisäapua? Sovi ajoissa!
  • Kuka tallentaa tilaisuuden, ja miten?
  • Kuka vastaa mahdollisten lainattavien lisälaitteiden, kuten kameroiden, mikrofonien, näyttöjen valinnasta ja toimittamisesta?

Tapahtuman materiaalien valmistelut

• Sisältääkö tapahtuma ennalta kuvattuja videotallenteita? Hanki näille tekijät ja aikatauluta.
• Jos tapahtumassa käytetään erilaisia graafisia elementtejä, taustoja, tai muuta materiaalia, kootaan nämä yhteen paikkaan, esimerkiksi OneDrive-kansioksi. Näin muutoksista on helppo pysyä selvillä.
• Soitetaanko tapahtumassa musiikkia? Tarkista ohjeet Musiikki tapahtumissa -sivulta. (HAMK sisäinen)
• Varmista, että esittäjillä on oikeus heidän itsensä esittämään materiaaliin.
• Jos esiintyjien materiaaleja ei koota etukäteen, ohjeista etänä osallistuvat puhujat lataamaan esitysmateriaali paikalliseksi kopioksi, jolloin materiaaleja ei esitetä pilvestä. Näin varmistetaan, että esitykset eivät tahmastele, kun niitä jaetaan tapahtumassa.

Tapahtuman valmistelut

• Vahvista tapahtuman ajankohta ja nimi. Lyö lukkoon tilaisuuden ohjelma.
  • Huomioi verkkotapahtumassa tauotus ja esim. mahdollinen väli- tai muu rennompi ohjelma.
• Ilmoittaudutaanko tapahtumaan? Ilmoittautumisen luominen. Lue lisää Viestinnän Tapahtumat-sivulta. (HAMK sisäinen)
• Selvitä, miten voit hyödyntää tapahtuma-alustan tai muiden palveluiden toimintoja esim. vuorovaikutuksen lisäämiseksi.
• Varmista, että osallistujilla ja puhujilla on ohjeet tilaisuudessa toimimiseksi. Lähetä ohjeet tapahtumalinkin kanssa.
• Laadi tapahtumalle käsikirjoitus. Käsikirjoitus käydään palaverissa läpi teknisen tuen kanssa ja sitä täydennetään tarvittaessa.Käsikirjoituksesta käy ilmi kaikki ohjelman osat, esiintyjät toiveineen ja selvitys, mitä kyseissä osiossa tapahtuu (onko kyse esimerkiksi kolmen hengen paneelikeskustelusta, paikalla oleva yleisö saa esittää kysymyksiä, jotka toistetaan verkkoon, puhuja demonstroi jotain asiaa ja tarvitsee kädet vapaaksi.)
• Tilan varaaminen, mikäli tapahtumaan tarvitaan tietty tila. Huomioi myös tilan varaaminen viimeistään edellisenä päivänä tapahtuman rakentamista varten.
• Jos tapahtumaa varten lainattu kameroita, mikkejä jne. näiden toimitus, käyttöönotto ja testaus viimeistään tapahtumapäivää edeltävänä päivänä.
  • Samalla tehdään muut mahdollisiin tiloihin liittyvät valmistelut, somistaminen tai siistiminen.

Tapahtumapäivänä

• Avaa tapahtuma-alusta ajoissa. Varmista, että puhujat voivat valmistautua rauhassa alustalla ilman yleisöä.
• Ohjeista osallistujat tarkistamaan äänilaitteensa, tarvittaessa tarkistaessaan nimensä jne.
• Muistuta puhujia avaamaan valmiiksi materiaalit, joita tarvitsevat esityksessään ja sulkemaan kaiken ylimääräisen koneiltaan. Ohjeista hyödyntämään Älä häiritse -tilaa. Vinkkaa näytön jakajan muistilistasta.
• Varmista, että puhujien ääni- ja videolaitteet toimivat. Jos käytössä on web-kamerat, muistuta sulkemaan ne, jos yhteys alkaa pätkiä.

Viimeistään viisi minuuttia ennen tapahtuman alkua

• Varmista, että kenenkään puhujan mikki ei ole auki.
• Avaa tapahtuma yleisölle. Jakakaa tarvittaessa tilaisuuteen liittyviä ohjeita (teknisiä tai käytänteisiin liittyviä esim. puheenvuoropyynnöt) tai ohjelmaa ennen tilaisuuden alkua.

Tapahtuman aloitus

• Tallennuksen käynnistys, jos tarkoitus tallentaa.
• Juontaja avaa tilaisuuden, tarvittaessa muistutus käytänteistä, esim. puheenvuoropyynnöistä.
• Ajan kulkua seurataan tapahtuman aikana ja aikataulussa pysyminen varmistetaan.
• Osallistujien chat-viestejä seurataan ja niihin reagoidaan.

Tapahtuman jälkeen

• Palauta lainalaitteet ja siisti tilat.
• Webinaarin jälkeen tallennetta editoidaan tarpeen mukaan. Tallenne julkaistaan.
• Jos tallenne on saatavilla yli 14 vuorokautta, hanki tallenteelle tekstitys.
• Jaa tallenteen lisäksi mahdollinen muu täydentävä materiaali osallistujille.
• Tutustu tapahtuman analytiikkaraportteihin, mikäli tarpeen.
• Käy yhdessä läpi teknisen tuen kanssa tapahtuman valmistelut ja kulku.