Outlookin kalenterimerkintää luodessa on tärkeää, että määrittelet, oletko saatavilla kyseisen merkinnän aikana. Voiko kalenteriasi tarkasteleva kollega lähettää sinulle kalenterikutsun samaan ajankohtaan, vai estääkö varaamasi tapahtuma osallistumisesi muihin tapaamisiin?
Muistathan pitää kalenterisi ajan tasalla ja hyväksyä tai hylätä kollegoiden kalenterikutsut.
Kalenteritapahtuman näkymistavat ovat seuraavat:

• Vapaa /Free
  • Tällöin näyt vapaana eli saatavilla, ajankohtaan voi varata kanssasi tapaamisen.
  • Voit käyttää vapaana-merkintää myös silloin, kun haluat määritellä työsijaintisi koko päivän ajaksi. Muut näkevät, että olet esimerkiksi kampuksella ja saatavilla tapaamisia varten.
• Työskentelee muualla/Working elsewhere
  • Tällöin muut näkevät, että työskentelet muualla, et toimistolla tai kampuksella. Sinulle voi varata tapaamisen, näyt siis olevan saatavilla.
• Alustava/Tentative
  • Tämä sopii tilanteeseen, jossa tiedossa on tapahtuma, joka ei ole vielä varmistunut. Voit merkitä tapahtuman kalenteriisi varmistaaksesi, ettei siihen tule muita tapahtumia, tai jotta et unohda sitä. Muut näkevät sen myös alustavana, eli eivät välttämättä ensisijaisesti varaa siihen sinulle tapaamista.
• Varattu/Busy
  • Tällainen tapahtuma kertoo muille, että ajankohta on varattu, eikä siihen kannata ehdottaa päällekkäisiä tapaamisia.
  • Tätä kannattaa käyttää esim. kokoustapaamisissa, jotta kalenteriin ei tulisi päällekkäisiä varauksia.
  • Älä käytä tätä, kun määrittelet kalenteriisi koko päivän tapahtumaksi sijaintisi (kampuksella, etänä, tms.).
• Poissa /Out of office
  • Tämä tarkoittaa, että et ole töissä, joten sinulle ei kannata varata tapaamista .
  • Käytä tätä esim. loma-aikoina. Määrittele tilaksesi Poissa, kun sinulla on vapaapäivä . Helpointa on tehdä tällöin koko päivän tapahtuma, Microsoftin ohje tästä.
  • Muista asettaa poissaoloviesti, jotta sähköpostin lähettäjät saavat tiedon poissaolostasi. Ohje poissaoloviestin luomisesta.