Planner tehtävien hallinnointiin

Sisältö

Planner on osa Microsoftin Office 365 -palvelua. Planner on helppo ja erittäin visuaalinen palvelu projektisuunnitteluun, tiimityöhön sekä tehtävien ja projektien hallintaan. Plannerin kautta on mahdollista luoda uusia suunnitelmia, järjestää ja määrittää tehtäviä, jakaa tiedostoja, keskustella työtehtävistä ja seurata edistymistä. Tehtävien visualisointi on tärkeä Plannerin ominaisuus. Tehtäviä voi tarkastella erilaisten näkymien ja suodattimien avulla.

Käytä Planner-palvelua, kun

Toimit tiimissä / projektissa ja tavoitteena on suunnitella ja hallita tiimin tehtäviä. Tiimi voi olla toiminnon sisäinen tai HAMKin eri toiminnoista koostuva. Tiimi jäseninä voi myös olla opiskelijoita tai opettajat ja opiskelijat yhdessä.
Haluat suunnitella ja hallinnoida muiden moduuliopettajien kanssa yhdessä tehtäviä. Esim. moduulitiimi voi työstää moduulin Storyboard-suunnitelman Plannerin avulla.
Haluat ideoida jonkin kehittämiskohteen toteutusta.
Ohjaat opiskelijoita projektimaiseen työskentelytapaan. Opiskelijat voivat hallinnoida projektia ja siihen liittyviä tehtäviä Plannerin avulla.

Uuden suunnitelman luonti

Luo uusi Planner-suunnitelma ”Uusi suunnitelma” painikkeella. Taulu tulee määritellä joko julkiseksi tai yksityiseksi käyttötarkoituksen perusteella.

Uusi suunnitelma painike sijaitsee vasemman reunan palkissa ylimpänä.

Julkinen suunnitelma näkyy automaattisesti koko organisaation henkilöille. Voit lisätä henkilöitä yksityiseen suunnitelmaan ”Jäsenet” -kohdasta Planner sivun yläreunasta tai ”kolmen pisteen takaa” kohdasta ”Jäsenet”, joka aukaisee kyseisen Plannerin jäsenluettelon Outlookissa. Jäsenten, omistajien ja vieraiden oikeuksista voit lukea tarkemmin Microsoftin ohjesivulta ”Vieraskäyttö Microsoft Plannerissa” (avautuu uuteen välilehteen).

Jäsenet -valikko avautuu yläreunassa olevien kolmen pisteen takaa.

Outlookin kautta voit määritellä jäseniä myös Planner-suunnitelman omistajiksi, jolloin he voivat hallinnoida sitä laajemmin. Samasta paikasta voit myös lisätä jäseniä tai tarkastella suunnitelman tehtäviin liitettyjä tiedostoja.

Huom! Kun luot uuden suunnitelman Plannerissa, luodaan automaattisesti myös uusi O365 Groups.

Uuden tehtävän ja säilön luominen suunnitelmaan

Planner-suunnitelma rakentuu yksittäisistä tehtävistä, joita voidaan ryhmitellä erilaisiin säilöihin eli sarakkeisiin. Luodessasi uuden suunnitelman siinä on ensimmäinen sarake valmiina ja voit aloittaa luomalla ensimmäisen tehtävän ”Lisää tehtävä” -kohdasta. Jos haluat luoda uuden säilön eli sarakkeen, voit tehdä sen ”Lisää uusi säilö” -kohdasta.

Lisää tehtävä ja Lisää uusi säilö painikkeet Planner-suunnitelmassa.

Voit nimetä tehtäviä ja säilöjä myöhemminkin klikkaamalla ko. kohdasta ja kirjoittamalla uuden nimen avautuvaan kohtaan. Myös koko Plannerin uudelleen nimeäminen on mahdollista samalla tavalla.

Uudelle tehtävälle tulee antaa nimi sen luontivaiheessa, jolloin se kiinnittyy Planner-tauluun. Klikkaamalla tehtävää uudelleen avautuvat sen yksityiskohtaisemmat tiedot, joiden avulla voit määritellä mm. henkilön, jolle tehtävä on osoitettu, tehtävän suorittamisen ajanjakson tai lisätä tehtävään liitteen. Tarkistusluettelo-kohtaan voit määritellä tehtävän yksityiskohtaisemman rakenteen tai vaiheet ja merkitä ne myöhemmin tehdyiksi.

Tehtävä-näkymä avautuneena ponnahdusikkunaan.

Planner taulun erilaiset näkymät ja suodatus

Planner-taulua voi tarkastella erilaisten ryhmittelyjen ja suodatuksen avulla.

Oletuksena suunnitelma on ryhmitelty säilöjen mukaisena rakenteena, mutta voit valita näkymän myös niin, että sarakkeissa näytetään tehtävät niiden vastuuhenkilöiden, edistymisen/vaiheen tai määräpäivän mukaan lajiteltuina.

Suodatus-toiminnolla voit valita useampia suodatusehtoja yhtä aikaa, esimerkiksi tietylle henkilölle tällä viikolla erääntyvät tehtävät.

Suunnitelman yleisasetukset

Planner-suunnitelman yleisasetuksiin pääset näkymän yläreunasta, ”kolmen pisteen takaa” ja suunnitelman asetukset. Asetuksissa on kolme välilehteä:

Yleiset, josta voit määritellä suunnitelman taustavärin tai -kuvan.
Ryhmä, josta voit nimetä planner-taulun uudelleen ja muuttaa sen julkisuutta/yksityisyyttä.
Ilmoitukset, josta voit muokata planner-taulua koskevia ilmoitusasetuksia.

Suunnitelman asetuksista löytyvät välilehdet Yleiset, Ryhmä ja Ilmoitukset -asetuksista.

Plannerin käyttö Teamsissa

Planner on myös mahdollista liittää Teams-palveluun, esimerkiksi tiimin työnjaon suunnittelua varten. Avaa tiimi sen kanavan kohdalta, johon haluat luoda uuden Planner-suunnitelman. Planner löytyy valikosta Tasks by Planner and ToDo -nimellä. Lisää uusi sovellus ”+” -painikkeesta.

Yksityiskohtaisempi ohje Plannerin käytöstä Teamsissa löytyy Digipedaohjeiden Teamsin tehtävien hallinta Plannerissa -artikkelista (sivu avautuu uuteen välilehteen).

O365 ryhmien elinkaari

Planner- suunnitelman luonnin myötä syntyy automaattisesti Office 365 ryhmä. Kun jaat Planner suunnitelman toisille, lisätään henkilöt myös em. ryhmään. Mikäli Planner-suunnitelma on liitetty/luotu Teamsin kautta, Teams tiimin poiston myötä häviävät myös siihen kytketyt Planner-suunnitelmat.

Teams-tiimi poistetaan automaattisesti, mikäli se on ollut täysin käyttämättä 12 kk. Tiimin omistajat saavat ilmoitusviestin sähköpostiin poistoprosessin käynnistymisestä 30, 15 ja 1 päivä ennen poistoa. Poiston voi peruuttaa klikkaamalla ilmoituksessa olevaa linkkiä. Jos tiimin voi poistaa, viestiin ei tarvitse reagoida millään tavalla.

Poiston myötä kaikki tiimiin liittyvät tiedostot, muistiot, Planner-suunnitelmat ym. poistuvat, myös SharePointista. Mikäli Teamsissa on tiedostoja, jotka tarvitsee säilyttää myös tiimin poistumisen jälkeen, ne kannattaa tallentaa esim. omaan OneDriveen tai verkkolevyasemalle (pitkäaikainen säilytys).