Henkilötietojen käsittely toiminnan kehittämisessä
Sisältö
Ohjeen taustaa
Tässä kuvataan toiminnan kehittämiseen liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Tutkimuksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittely käsitellään tekstissä Tietosuoja tutkimuksessa.
Sisäänrakennettu tietosuoja
Tietosuoja ja tietoturva tulee olla ratkaisuissa sisäänrakennettuna. Käytännössä tämä tarkottaa sitä, että nämä asiat otetaan huomioon jo ratkaisujen suunnitteluvaiheesta alkaen. Tietoturvaa ja tietosuojaa ei voida lopuksi lisätä toteutetun ratkaisun päälle. HAMKin Digipalveluihin on hyvä olla yhteydessä jo ideointivaiheessa. Henkilötietojen käsittelyn periaatteita löytyy esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn lyhyestä muistilistasta.
Henkilötietojen käsittelyn sopimukset
Mikäli rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi alihankkijoita tai kumppaneita, tulee tarvittavat sopimukset olla tehtynä. Tästä tarkempi kuvaus löytyy: https://digipedaohjeet.hamk.fi/henkilotietojen-kasittelyn-sopimukset-dpa/ . Sopimus pitää olla esimerkiksi silloin, jos henkilötietoja käsitellään pilvipalveluissa.
Vaikutustenarviointi
Aina, jos kehittämiseen liittyy henkilötietojen käsittely tulee ohjeen https://digipedaohjeet.hamk.fi/tietosuoja-vaikutustenarviointi/ mukaisesti arvioida onko tarvetta vaikutustenarvioinnin tekemiselle.
Rekisteröidyn informoiminen
Jos henkilötietojen käsittelyyn tulee kehitystoimenpiteiden myötä muutoksia, tulee tarkastella muutosten vaikutus rekisteröidyn informointiin. HAMKin olemassa olevat tietosuojailmoitukset löytyvät osoitteesta https://www.hamk.fi/tietosuoja/ ja https://www.hamk.fi/privacy-policy/?lang=en. Mikäli olemassa olevat tietosuojailmoitukset eivät kata suunnitteilla olevaa ratkaisua, tarkempi rekisteröidyn informoinnin löytyy https://digipedaohjeet.hamk.fi/tietosuoja-rekisteroidyn-informointi/ .
Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä periaatteita
- Kerätään tutkimuksen näkökulmasta olennaista henkilötietoa
- Aina, kun mahdollista, tutkimusaineistoa käsitellään anonymisoituna tai pseudonymisoituna. Pseudonymisoitu aineisto on kuitenkin edelleen henkilötietoa. Näistä löytyy lisätietoa esimerkiksi: https://www.fsd.uta.fi/aineistonhallinta/fi/tunnisteellisuus-ja-anonymisointi.html . Kansainvälisissä tutkimushankkeissa on erityisen tärkeää anonymisoida aineisto, mikäli aineistoa käsitellään EU / ETA -alueen ulkopuolella.
