Käyttäjien datan säilytys ja kirjautuminen Zoomiin

Zoom-palvelu toteutetaan NORDUnetin kautta yhteispohjoismaisesti noudattaen Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojasääntelyä. 

HAMK ei käytä Zoomin omia palvelimia vaan pohjoismaisten korkeakoulujen yhdessä kilpailuttamaa ratkaisua. Zoom-palvelun tarjoaa HAMKille tarjoaa CSC Tieteellisen laskennan keskus. Teknisesti operoinnista vastaa NORDUnet Tanskasta. Lisätietoa NORDUnetin toiminnasta, linkki. Lue lisää GDPR:stä ja tietosuojasta Nordunet Zoomissa.

Kaikki data välitetään osallistujien välillä NORDUnetin käyttöön varatuilla palvelimilla, jotka sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Kaikki Zoomissa tapahtuva tietoliikenne on salattu palvelimen ja osallistujien välillä. 

Tietosuoja-asiat on sovittu Zoomin, kuten muidenkin meille valittujen palveluiden osalta varsin tarkasti jo kilpailutuksen yhteydessä.

HAMKilaiset on ohjeistettu kirjautumaan Zoomiin aina Single Sign-On (SSO) -vaihtoehdolla, jolloin käyttäjä ohjataan suoraan käyttämään Haka-kirjautumista. Muut kirjautumistavat, kuten sähköpostikirjautuminen, eivät toimi HAMKin tunnuksilla. Istuntoon osallistuminen ei edellytä käyttäjältä sisään kirjautumista.

Tutustu myös Zoomin omaan dokumentaatioon: https://zoom.us/docs/doc/Zoom-Security-White-Paper.pdf.

Istunnon tallentaminen ja chat-viestien tallentuminen

Istunnon host tai osallistuja, jolle on erikseen annettu lupa istunnon tallentamiseen, voi tehdä tallenteen. Tästä on syytä keskustella ennen tallentamisen aloitusta yhteisesti. Istunnon osallistujat näkevät tallentamisen ajan näytöllä kuvakkeen, joka ilmaisee tallennuksen olevan käynnissä.

Istunnon host voi tallentaa istunnon aikana julkiset viestit sekä ne yksityiset viestit, joita hän itse on vastaanottanut. Chat-viestit tallennetaan automaattisesti, jos istunnosta tehdään tallenne. Muiden käyttäjien yksityisiä viestejä ei tallenneta. Lisätietoa Zoomin omissa ohjeissa, linkki.

Mahdolliset ulkopuoliset henkilöt istunnossa

Host voi poistaa istunnosta henkilöitä Remove-toiminnolla.

Päivitys 9.4: hostilla on käytössä Security-painike, josta löytyvät kootusti seuraavat toiminnot:

• Istunnon voi laittaa lukkoon
• Host voi käyttää odotushuonetta, waiting room, josta osallistuja täytyy hyväksyä mukaan varsinaiseen istuntoon sekä
• host voi kontrolloida osallistujien chatin käyttöä tai näytön jakamista. 

Lisää vinkkejä mahdollisesti häiritsevän käytösen estämiseksi, kuten näytön päälle piirtämisen eli annotaation estämiseksi, Zoomin blogissa, linkki.

Toiminta verkkoistunnossa

On hyvä muistaa kaikkia verkkoistuntopalveluita käytettäessä muutama nyrkkisääntö:

• Mikrofonit pidetään suljettuina silloin, kun ei ole oma puheenvuoro.
• Web-kameran linssi kannattaa peittää teipillä tai post it -lapulla, jos laitteella ei ole mekaanista läppää, jolla sen voi peittää. Näin voi estää sitä, että vahingossa kamerasyötettä jakaessaan näyttäisi enemmän, kuin on ajatellut. Oletuksena videota ei jaeta Zoom-istuntoon liityttäessä.
• Muista näyttöä tai ruutua jakaessasi huolehtia tietosuojasta. Ohje: https://digipedaohjeet.hamk.fi/muistilista-omaa-nayttoa-jakavalle-tai-tallentavalle/
• Käytä viimeisintä saatavilla olevaa versiota verkkoistuntopalvelusta.