Minne voin tallentaa tietoa?

Tiedot tallennetaan niihin tietojärjestelmiin, jotka on kyseisen tiedon tallennuspaikoiksi määritelty. Tietoja käsitellään paperilla vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Tiedonluokittelutaulukko kuvaa, miten HAMKissa tietoja luokitellaan ja käsitellään.

Luokittelu

Tiedot luokitellaan, jotta niitä voi käsitellä asianmukaisella tavalla. Erilaista tietoa pitää käsitellä eri tavoin. HAMKissa käytetään seuraavaa luokittelua:

• Julkinen tieto
  • Tiedon katseluun ei ole rajoituksia
  • Esimerkiksi julkaisut, julkiset asiakirjat ja julkiset www-sivustot
• Sisäinen tai rajoitettuun käyttöön tarkoitettu tieto
  • Tietoa voi katsella HAMKin henkilökunta ja opiskelijat
  • Esimerkiksi sisäiset tiedotteet, sisäiseen käyttöön tuotettu ja hankittu opetusmateriaali, ohjeet, muistiot ja organisaatiolle lisensoidut aineistot.
• Luottamuksellinen tieto
  • Tietoja voivat katsella ja käsitellä jokainen asianomaisen ryhmän jäsen (myös opiskelija esim. tutkimusprojekteissa)
  • Esimerkiksi keskeneräiset opintosuoritukset ja henkilötunnus
• Salassapidettävä tieto
  • Tietoa voivat katsella ja käsitellä vain erikseen valtuutetut henkilöt
  • Esimerkiksi arkaluontoiset henkilötiedot (mm. terveydentilaan liittyvät tiedot), tietyt turvallisuusjärjestelyiden tiedot, sopimuksilla salattu aineisto. Opiskelijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanalliset arviot. Opiskelijan ja hakijan koesuoritus (arvosana ja pisteet ovat kuitenkin julkisia tietoja), turvakieltomerkityt yhteystiedot

HAMKia koskee julkisuuslaki, jonka 24 §:ssä luetellaan 32 erilaista syytä määritellä asiakirja salaiseksi. Näitä ovat esimerkiksi tietyt tutkimukseen, henkilöihin, terveystietoihin, työsuhteisiin, henkilöstöhallintoon, talouteen, turvallisuuteen, pääsykokeisiin sekä laki-, oikeus- ja rikosasioihin liittyvät tiedot.

Salaisena tai luottamuksellisena tulee kuitenkin käsitellä ehdottomasti vain ne asiakirjat tai niiden osat, joissa käsittelyvaatimukselle on erityiset perusteet. Vaarana on yliluokittelu, jolloin käsittelyprosessit monimutkaistuvat ja kustannukset nousevat turhaan. Toisaalta aliluokittelu voi vaarantaa sekä HAMKin toiminnan, tietoturvan tai järjestelmissämme olevien henkilöiden tiedot. Oikein tehty luokittelu tuo hallittavuutta ja tieto myös löytyy helpommin ja on paremmin jaettavissa. Oikealla luokittelulla turvataan henkilökunnan ja opiskelijoiden tietosuoja ja tarvittavin osin HAMKin toiminnan luottamuksellisuus ja lainmukaisuus.

Yhteistyösopimuksissa ja yritysyhteistyössä on syytä käydä läpi menettelyt, joilla luottamuksellista ja salassapidettävää tietoa käsitellään.