Trail service allows HAMK staff to book and borrow AV equipment such as cameras and microphones for teaching and communication use. The service is available with single sign-on (SSO) both via a web browser and via a mobile application for Android and iOS phones.

Introduction of the service

1. Navigate to following address with your web-browser: hamk.trail.fi
2. press the button Login using Single Sign-on (do not fill in the Username and Password fields)

3. Accept the default settings (widgets) from the Add default Widgets button

4. Käy aluksi muokkaamassa käyttäjäprofiilisi asetuksia etusivun oikeassa yläkulmassa olevasta ”My Profile”-valikosta

5. Vaihda haluamasi sovelluskieli kohdasta System Options / language. Laita rastit ruutuihin location ja description. Tallenna lopuksi muutokset Save-painikkeesta.

Implementation of the mobile application

With the Trail mobile app, you can conveniently use most Trail functions:

• uuden varauksen tekeminen ja aktiivisen varauksen tietojen muokkaaminen
• laitteiden tietojen tarkistaminen
• laitteiden sijainnin tarkistaminen
• laitteiden lukeminen ulos (lainaaminen) ja palauttaminen
• vikailmoituksen tekeminen

With the Trail mobile application, you can read the device information from the QR code sticker attached to devices.

Sovellus löytyy sovelluskaupoista (Google Play ja App Store) haulla trail kalustonhallinta.

When logging into the application, enter hamk in the address field. After this, click on the single sign-on link and select your own work account.

Booking devices (items)

1. Mene työkoneesi web-selaimella osoitteeseen hamk.trail.fi
2. Paina painiketta Login using Single Sign-on (älä täytä Username ja Password-kenttiä)
3. Aloita varauksen tekeminen etusivun Luo uusi varaus -työkalulla. Vaihtoehtoisesti voit valita sivun ylävalikosta Varaukset / Kaikki varaukset ja klikata linkkiä Uusi varaus
4. Laita varaukselle kertova otsikko sekä alku- ja loppuaika
5. Kirjoita kuvauskenttään kuvaus eli lyhyt täsmennys varauksen otsikkoon – mitä olet varaamassa ja mihin käyttötarkoitukseen.
6. Klikkaa lopuksi Tallenna ja lisää laitteita. Halutessasi voit myös tallentaa pelkän varauksen ja lisätä sille laitteita myöhemmin.

7. Voit hakea laitteita suoraan sivulle avautuvasta listasta tai halutessasi suodattaa hakua Vapaa teksti– hakukentän sekä Kategoria– ja alikategoria valinnan avulla.
8. Sijanti kertoo laitteen nouto- ja palautuspaikan. Vapaana – kohta kertoo, montako identtistä laitetta on lainattavissa laitteissa ja moniko niistä on varaushetkellä vapaana.
9. Syötä laitekentän vasemmassa laidassa olevaan laatikkoon tarvitsemasi kappalemäärä ja paina Tallenna, jolloin laitteet rekiteröityvät varaukselle varauksen aikavälille. Jos haluat lisätä varaukseen useampia laitteita, jotka eivät mahdu sivulla olevalle listalle (tai käytät suodatusta) paina Lisää ja jatka tallentaaksesi muutokset ja hakeaksesi lisää laitteita.

Picking up reserved devices (using the mobile app)

Nouda laite varausajan alettua Trailissa ilmoitetusta sijainnista. Laitteen nimi löytyy kuljetuslaukussa tai -pussissa olevasta valkoisesta laitetunnisteesta. Tunnisteen yläkulmassa on hopeanharmaa QR-kooditarra, joka luetaan Trail-mobiilisovelluksella laitetta noudettaessa.

Joissain laitteissa ei ole kuljetuslaukkua tai -pussia, jolloin niissä ei ole valkoista tunnistelappua. Tällaisten laitteiden QR-kooditarra on näkyvässä paikassa laitteen rungossa, yleensä valkoisen nimitarran vieressä.

1. Avaa Trail-mobiilisovelluksen navigointivalikko näytön yläkulmasta
2. Avaa Omat varaukset
3. Omat varaukset- välilehdellä näkyvät kaikki tekemäsi varaukset. Valitse se varaus, jonka laitteita olet noutamassa.

4. Avaa QR-koodinlukija näytön oikeasta yläkulmasta
5. Vie puhelin laitteen valkoisen tunnistelapun lähelle niin, että hopeanharmaa QR-kooditarra näkyy skannausikkunassa (vaalea alue näytön keskellä)
6. Trail tunnistaa laitteen ja pyytää varmistamaan, että siihen kuuluvat muut osat ovat kuljetuslaukussa. Paina hyväksy.
7. Varauksen tila muuttuu harmaasta siniseksi (ulkona) ja kertoo, että varattu laite on noudettu
8. Laitteen palauttaminen mobiilisovelluksella tehdään samoin kuin noutaminen eli skannaamalla QR-kooditarra
9. Laitteen palautuksen jälkeen varauksen tila muuttuu vihreäksi (palautettu) ja kertoo, että lainassa ollut laite on onnistuneesti palautettu. Huomioithan, että etuajassa (ennen varauksen päättymistä) palautettu laite on heti muiden Trail-käyttäjien varattavissa.

Picking up reserved devices (no mobile app)

If there is no Trail mobile application in use, the collected devices must be registered immediately after pick up in the Trail Web portal.

1. Avaa Trail-palvelun etusivulla varauksesi Omat varaukset– kohdasta
2. Katso laitteen yksilöllinen tunniste QR-kooditarrasta HAMK-logon vierestä. Tunniste alkaa C tai I- kirjaimella ja siinä on seitsemän (7) numeroa (esim. C1234567)
3. Kirjoita yksilöllinen tunniste Lue viivakoodi -kenttään ja paina Hae -painiketta
4. Tarkista, että tarvittavat osat ovat mukana ja klikkaa Hyväksy -linkkiä

5. Trail ilmoittaa, että laite on luettu onnistuneesti ulos (noudettu) ja tämän merkiksi laitekentän oikeassa laidassa oleva harmaa neliö muuttuu siniseksi.

Returning devices and filing a defect report

Return device within the reservation time. Check that the device is neatly packed and that all parts are along. The conference microphone case (Sennheiser TeamConnect) should be put in charge when returned.

Read the device as returned either with the mobile application (the blue square turns into a green to indicate return) or in the Web portal by repeating steps 1-4 of the instructions under the title Retrieving reserved devices (no mobile application).

Remember to file a defect report if parts of the device have been lost, the device is damaged or does not work properly! Reporting a fault can be done both with the mobile application and the web portal.

1. Syötä laitteen yksilöllinen tunniste etusivun Pikahaku – kenttään. Laitekortti (laitteen tarkemmat tiedot) avautuu tarkasteltavaksi.
2. Klikkaa Uusi vikailmoitus -linkkiä laitekortin oikeassa yläreunassa.
3. Täytä tiedot huolella ja lähetä.

Trail – rules of use

The equipment may not be handed over to a person outside of HAMK. The person who made the reservation is responsible for the proper storage and use of the equipment during the reservation period. This also applies to the situation where the devices are used by someone other staff member than the person owning the reservation in Trail

Please book the device only for the time you need it. The maximum booking time is 7 days for Hybrid kits and 14 days for other devices. Bookings longer than this must be inquired with the HelpDesk ticket

If necessary, the booking can be extended during the reservation period. However, the total booking time may not exceed the maximum booking times mentioned above.

When picking up the device, check that all the necessary parts are in the transport case. The parts list can be found on the device card in the Trail web portal. You can find the device card using the Quicksearch widget on the front page or by navigating from the top bar of the Trail web portal Items / All items and selecting the desired device (item) from the list.

Return the device within the reservation time. Check that the device is neatly packed and that all parts are in the transport case. Put the conference microphone case (Team Connect Wireless) on charge when returned

Remember to file a defect report if parts of the device have been lost, the device is damaged or does not work properly!