Salaisen (1R) -luokan tietoa saa lähettää HAMKin ulkopuolelle vain erikseen salattuna käyttämällä HAMKin sähköpostijärjestelmää. Pelkkä sähköpostijärjestelmän oma salaus ei siis tähän riitä. Salaista (1R) sähköpostiviestiä ei pysty lähettämään HAMKin ulkopuolelle lainkaan.

HAMKin suosittelema väline tiedoston salaamiseen on 7-zip ohjelma, jonka käyttöön löytyy ohje: Tiedoston salaaminen 7-zip ohjelmalla.

Tiedostosalauksella suojatut tiedot voidaan lähettää vastaanottajalle liitetiedostona salattuna Luottamuksellinen (3Y) sähköpostina. Tiedoston salauksessa käytetty salasana tulee toimittaa vastaanottajalle erillistä kanavaa pitkin, suositeltavaa on käyttää salattua pikaviestintä (esim. Signal), puhelimella salasanan soittamista tai tekstiviestiä.

Ennen tiedon lähettämistä tulee varmistaa:

• Vastaanottajalla on 7-zip ohjelma käytössä
• Sinulla on oikeus luovuttaa tiedot
• Tietojen vastaanottaja pystyy käsittelemään tietoja asianmukaisesti ja luottamuksellisesti.

Lisätietoja tiedonluokittelusta löydät tästä.