Planner on osa Microsoft365 -palvelua. Planner on helppo ja erittäin visuaalinen palvelu projektisuunnitteluun, tiimityön organisointiin sekä tehtävien ja projektien hallintaan. Plannerin kautta on mahdollista luoda uusia suunnitelmia, järjestää ja määrittää tehtäviä, jakaa tiedostoja, keskustella työtehtävistä ja seurata edistymistä. Tehtävien visualisointi on tärkeä Plannerin ominaisuus. Tehtäviä voi tarkastella erilaisten näkymien ja suodattimien avulla. 

Käytä Planner-palvelua, kun 

• Toimit tiimissä / projektissa ja tavoitteena on suunnitella ja hallita tiimin tehtäviä. Tiimi voi olla toiminnon sisäinen tai HAMKin eri toiminnoista koostuva. Tiimi jäseninä voi myös olla opiskelijoita tai opettajat ja opiskelijat yhdessä.
• Haluat suunnitella ja hallinnoida muiden moduuliopettajien kanssa yhdessä tehtäviä. Esim. moduulitiimi voi työstää moduulin Storyboard-suunnitelman Plannerin avulla.
• Haluat ideoida jonkin kehittämiskohteen toteutusta.
• Ohjaat opiskelijoita projektimaiseen työskentelytapaan. Opiskelijat voivat hallinnoida projektia ja siihen liittyviä tehtäviä Plannerin avulla.

Työvaiheita Plannerissa

Microsoftin ohje Plannerin käytöstä, josta löydät ohjeita mm. seuraavien asioiden tekemiseen:

• Uuden suunnitelman luonti
  • Huom! Määrittele taulu joko julkiseksi tai yksityiseksi. Julkinen suunnitelma näkyy automaattisesti koko organisaation henkilöille.
• Henkilöiden lisääminen suunnitelmaan.
  • Voit lisätä henkilöitä yksityiseen suunnitelmaan. Jäsenten, omistajien ja vieraiden oikeuksista voit lukea tarkemmin Microsoftin ohjesivulta “Vieraskäyttö Microsoft Plannerissa”
• Tehtävän ja säilön luominen suunnitelmaan
  • Planner-suunnitelma rakentuu yksittäisistä tehtävistä, joita voidaan ryhmitellä erilaisiin säilöihin eli sarakkeisiin. Luodessasi uuden suunnitelman siinä on ensimmäinen sarake valmiina ja voit aloittaa luomalla ensimmäisen tehtävän “Lisää tehtävä” -kohdasta. Jos haluat luoda uuden säilön eli sarakkeen, voit tehdä sen “Lisää uusi säilö” -kohdasta.

Planner taulun suodatus ja näkymävaihtoehdot

Planner-taulua voi tarkastella erilaisten ryhmittelyjen ja suodatuksen avulla. Ryhmittelyvaihtoehdot löydät oikeasta yläkulmasta kohdasta Ryhmittelyperuste.

Oletuksena suunnitelma on ryhmitelty säilöjen mukaisena rakenteena, mutta voit valita näkymän myös niin, että sarakkeissa näytetään tehtävät niiden vastuuhenkilöiden, edistymisen/vaiheen tai määräpäivän mukaan lajiteltuina.

Suodatus-toiminnolla voit valita useampia suodatusehtoja yhtä aikaa, esimerkiksi tietylle henkilölle tällä viikolla erääntyvät tehtävät. Suodatuksen löydät Ryhmittely-valikon vierestä.

Suunnitelman yleisasetukset

Planner-suunnitelman yleisasetuksiin pääset näkymän yläreunasta, “kolmen pisteen takaa” ja suunnitelman tiedot. Asetuksissa on kolme välilehteä:

• Yleiset, josta voit määritellä suunnitelman taustavärin tai -kuvan.
• Ryhmä, josta voit nimetä planner-taulun uudelleen ja muuttaa sen julkisuutta/yksityisyyttä.
• Ilmoitukset, josta voit muokata planner-taulua koskevia ilmoitusasetuksia.

Plannerin käyttö Teamsissa

Planner on myös mahdollista liittää Teams-palveluun, esimerkiksi tiimin työnjaon suunnittelua varten. Avaa tiimi sen kanavan kohdalta, johon haluat luoda uuden Planner-suunnitelman. Planner löytyy valikosta Tasks by Planner and ToDo -nimellä. Lisää uusi sovellus yläreunan “+” -painikkeesta.
Valitse sitten, luotko uuden Planner-suunnitelman vai tuotko olemassa olevan suunnitelman tiimiin. Tallentamisen jälkeen linkki Planneriin ilmestyy näkyville tiimin yläreunaan.
Huomioi, että lisätessäsi tiimin ulkopuolisia jäseniä Planner-suunnitelmaan, joka on otettu käyttöön osaksi Teamsin tiimiä, kyseinen käyttäjä saa käyttöoikeudet myös muihin kyseisessä tiimissä oleviin sisältöihin.
Huomaathan myös, että tiimitilan poistuessa Teamsista myös sitä kautta luotu Planner häviää.

Microsoftin ohjeita Plannerin käyttöön 

• Laajempi ohje Planner-palvelun käyttämisestä
• Planner-tehtävien lisääminen Outlook-kalenteriin
• Plannerin helppokäyttötoimintojen käytön aloittaminen
• Plannerin lisääminen Teamsiin (englanninkielinen video)
• Suunnitelman edistymiseen liittyvien kaavioiden tarkasteleminen

Osaamismerkki (HAMKin henkilöstö)

• Planner -osaamismerkki (Intra)