Johdanto

Opinnäytetyön asiakirjamallissa käytetään automaattista sisällysluetteloa, joka pohjautuu otsikkotyylien käyttöön. Osat ja osanvaihdot ovat välttämättömiä sivunumeroinnin kannalta. Asiakirjan sivunumerointi alkaa vasta tekstiosuuden alusta ja liitteet lisätään dokumentin loppuun erilaisilla sivunumeroinneilla ja ylätunnisteilla, tätä varten asiakirjassa on osanvaihtoja, joiden avulla jokaiseen osaan voidaan määritellä erilaiset ylätunnisteet. Automatiikkaa tarjolla on myös lähteiden, viittausten ja lähdeluettelon hallintaan.

HUOM! Wordin selainversiossa (Word Online) on vain rajoitetusti toimintoja. Esimerkiksi otsikot, sisällysluettelot ja viittaukset toimivat oikein vain Wordin työpöytäversiossa. Tässä ohjeessa linkit Microsoftin Word-ohjeisiin, Microsoftin sivuilta löytyy vastaavia ohjeita Mac/iOS-versioille. Mikäli jokin toiminto ei onnistu ohjeiden mukaisesti Mac/iOS-laitteella, niin voit tehdä sen Windows-laitteella, esimerkiksi korkeakoulun Windows-tietokoneella.

Opinnäytetyön asiakirjamalli löytyy HAMKin opinnäytetyö-sivuilta.

HAMKin ohjeet tiivistetysti

Tähän osioon on koottu HAMKin opinnäytetyön asiakirjamalliin liittyviä perusasioita tiivistetysti.

Opinnäytetyön asiakirjamallin käyttöön on tuotettu myös lyhyitä ohjevideoita, jotka näkyvät kirjautuneille HAMK-käyttäjille

Asiakirjan perusasetukset

• Reunukset: vasen reunus 30 mm, muut 20 mm
• Riviväli: 1,5
• Tekstin tasaus: vasen tasaus
• Tavutus: ei tavutusta
• Voit tarvittaessa lisätä pitkiin yhdyssanoihin tavutusvihjeita. Tavutusvihje tavuttaa sanan täsmälleen tavutusvihjeen kohdalta, mikäli sana osuu rivirajalle. Tällä voidaan välttää väärästä tavutuksesta aiheutuvat sisällön virhetulkinnat.
  Näin lisäät tavutusvihjeen: tavutuskohdassa kirjoita Ctrl+tavuviiva
• Kun poistat ylimääräisiä tyhjiä rivejä, vaihda ensin ohjausmerkit näkyville, jotta näet, missä osanvaihdot ovat, etkä vahingossa poista niitä, tällä tavalla sivunumerointi ja ylätunnisteet pysyvät paremmin kunnossa.  (Aloitus > Kappale > ¶)

Tiedoston metatiedot

• Kun tallennat tiedoston, anna sille kuvaava tiedostonimi.
• Valitse dokumentin kieli pääasiallisen kielen mukaan. Oletusasetuksena on, että kieli tunnistetaan automaattisesti. (Tarkista > Kieli > Määritä tekstintarkistuskieli).
• Vaihda dokumentin metatietoihin sisällönmukainen otsikko, korjaa tunnisteet ja tekijätieto. (Tiedosto > Tiedot > Ominaisuudet)

Kappaletyylit ja tekstin muotoilu

• Älä muuta tai muokkaa valittua fonttia.
• Käytä kappaletyylejä, jotka löydät mm. tyylipaletista:
  Perusteksti, Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3, Luettelokappale jne.
• Jos haluat korostaa tekstissä yksittäisiä sanoja, käytä lihavointia, ei kursivointia, alleviivausta, värejä eikä suuraakkosia.
• Älä tuo dokumenttiin tekstiä kelluviin tekstilaatikoihin.

Sivunumerointi ja opinnäytetyön liitteet

• Sivunumerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta ja jatkuu lähdeluettelon loppuun.
• Liitteet numeroidaan. Monisivuissa liitteissä on oma sisäinen juokseva sivunumerointinsa jokaisessa liitteessä. Asiakirjamallin viimeisinä sivuina on kaksi liitettä esimerkkeinä, molemmissa on sivunumerointi valmiina.
• Uutta liitettä varten
  • Lisää osanvaihto (Asettelu > Vaihdot > Osanvaihto, seuraava sivu).
  • Siirry uuden osan ylätunnisteeseen.
  • Katkaise linkitys edellisen osan ylätunnisteeseen (Ylätunniste > Rakenne > Siirtyminen > Linkitä edelliseen: ei).

• Linkityksen katkaisemisen jälkeen voit muokata uuden liitteen ylätunnisteen sisällön ja numeroinnin.
• Osanvaihdot, osien käsittely ja osien ylätunnisteiden väliset linkitykset vaativat huolellisuutta. Varmimmin onnistut näiden käsittelyssä, kun ohjausmerkit ovat näkyvillä dokumentissa.

• Jos liitteen sivunumerointi on kadonnut, voit lisätä sivunumeron uudelleen (Lisää > Sivunumerot > Nykyinen sijainti > Normaali numero). Jos numerointi ei näytä alkavan alusta tämän liitteen kohdalla, tarkista vielä aloittava numero (Lisää > Sivunumerot > Muotoile sivunumerot, valitse aloittavaksi numeroksi 1)

Viimeistely ja vienti pdf-muotoon

• Kun dokumentti on valmis, tarkista sen helppokäyttöisyys ja tee ehdotetut korjaukset. (Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys)

• Lopullinen versio pitää muuntaa saavutettavaksi pdf-tiedostoksi. Käytä Vie-toimintoa pdf-tiedoston luomiseen. (Tiedosto > Vie > Luo PDF- tai XPS-tiedosto)

• Avaa tallennusikkunassa Asetukset ja valitse asetuksista ”Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten”.
• Tarkista ja korjaa myös lopullisen pdf-tiedoston nimi ennen Julkaise-painikkeen painamista.

Älä käytä Tulosta-vaihtoehtoa pdf:n tuottamiseen

Tulosta-vaihtoehto muuntaa koko dokumentin kuvaksi, jonka sisältöihin ruudunlukijat tai hakukoneet eivät pääse kiinni. Wihi ei ota pdf:ksi tulostettua työtä vastaan, koska työssä oli tarkastuksen mielestä alle 430 merkkiä tekstiä.

Kuvat, taulukot ja kaavat

• Rivitä kuvat tekstin tasoon.
• Lisää kuville vaihtoehtoinen teksti tai merkitse ne koristeellisiksi.
• Lisää kuville otsikot eli kuvatekstit niiden yläpuolelle. (Valitse kuva > Viittaukset > Lisää otsikko)
• Otsikoi myös taulukot ja kaavat vastaavalla tavalla.
• Kuvaan, taulukkoon ja kaavaan tulee viitata tekstissä ennen sen ilmestymistä.
• Jos haluat käyttää värejä kuvioissa tai kaavioissa, varmista riittävä kontrasti esim. mustavalkotulostuksella tai sen esikatselulla.
• Älä käytä taulukoita tekstin asettelun tekemiseen, vaan käytä kappaletyylejä ja sarkaimia.
• Varmista, että taulukossa ei ole yhdistettyjä soluja, että taulukossa on merkitty otsikkorivi ja että sisältö on järjestyksessä.
• Suosittelemme, että lisäät taulukolle vaihtoehtoisen tekstin. Vaihtoehtoinen teksti kertoo ruudunlukijalle, mitä taulukko sisältää, jotta käyttäjä voi päättää, haluaako hän käydä koko taulukon solu solulta läpi. (Valitse taulukko > Taulukon ominaisuudet > Vaihtoehtoinen teksti / Kuvaus)

Lähteiden kerääminen merkintä ja käyttö (ei pakollinen, voit halutessasi hyödyntää)

• Kerää lähdeaineistojen tiedot yhteen paikkaan ja käytä niitä tarpeen mukaan eri dokumenteissa. (Viittaukset > Lainaukset ja lähdeluettelo: Hallitse lähteitä, Lisää lainaus ja Lähdeluettelo).
• Lähdeluettelo alkaa uuden sivun alusta. Lisää lähdeluettelo (Viittaukset > Lainaukset ja lähdeluettelo > HAMK opinnäytetyö > Lähteet)
• HAMKissa noudatetaan yhtenäisesti APA-lähdeviitestandardia. Lähdeluettelon laatiminen ja tekstiviitteiden merkitseminen opastetaan HAMKin opinnäytetyösivuilla Lähdeviiteoppaan osissa 1 ja 2.
• Huomaathan, että Microsoft Word käyttää toistaiseksi APA6-lähdeviitestandardia, eikä HAMKin käyttämää uudempaa APA7-lähdeviitestandardia.

Microsoftin Word-ohjeita

Tähän osioon on koottu Microsoftin tuottamia Word-ohjeita, joista on hyötyä HAMKin opinnäytetyön asiakirjamallin eri toimintojen käytössä. Microsoftin sivustolla on samoista asioista ohjeet Windows- ja iOS-käyttöjärjestelmien versioita varten.

Microsoftin alkuperäinen ohjesivusto on englanninkielinen, linkitetyt ohjeet on konekäännetty suomeksi. Pahoittelemme konekäännösten mahdollisia puutteellisuuksia.

Tyylit ja sisällysluettelo

• Tyylien käyttäminen (Microsoft-ohje)
• Sisällysluettelon luominen (Microsoft-ohje)
• Sisällysluettelon päivittäminen (Microsoft-ohje)

Asiakirjan osat ja erilaiset ylätunnisteet

• Osanvaihdon lisääminen, poistaminen tai muuttaminen (Microsoft-ohje)
• Erilainen sivunumerointi asiakirjan eri osissa (Microsoft-ohje)
• Ylä- ja alatunnisteet Wordissa (Microsoft-ohje)
• Sivunumeroiden lisääminen (Microsoft-ohje)
• Sivunumeroiden poistaminen (Microsoft-ohje)
• Sivunumeroinnin aloittaminen edempänä asiakirjassa (Microsoft-ohje)

Käytettävyyden parantaminen

• Vaihtoehtoisen kuvauksen lisääminen kuville, taulukoille, ym (Microsoft-ohje)
• Helppokäyttöisyyden tarkistus (Microsoft-ohje)
• Dokumentin ominaisuudet kuntoon: mm. dokumentin otsikko ja tekijä (Microsoft-ohje)

Muu viimeistely

• Jos asiakirjassa on ylimääräisiä tyhjiä sivuja (Microsoft-ohje)

Lähteiden hallinta, lähdeluettelo ja viittaukset

• Kuvaotsikoiden/tekstien lisääminen, muotoilu ja poistaminen Wordissa (Microsoft-ohje)
• Ristiviittauksen luominen (Microsoft-ohje, hyödyllinen ont-työskentelyssä)
• Lähdeluettelon, lainausten ja viitteiden luominen (Microsoft-ohje; ei pakollinen ont-työskentelyssä)