‘Kokouksen tarkoitus on synnyttää parempia ideoita tai päätöksiä kuin yksin työskennellessä’
‘Kokouksia voisi kutsua workshopeiksi eli työpajoiksi. Tämä osoittaa, että siellä työskennellään ja saadaan jotain aikaiseksi’ -> Aktiivinen osallistuminen
‘Ihminen jaksaa kuunnella puhetta keskimäärin 7 minuuttia kerrallaan’

Videoita virikkeeksi

• Viisi tapaa tehokkaaseen kokoukseen (1,5 min)
• Tehokas kokous (1 min)
• Tuottava kokous (5min)

Jos et halua lukea allaolevaa listaa erilaisista asioista, niin klikkaa kuvaa, saat visuaalisen kiteytyksen.

Valmistele etukäteen

• Tarvitaanko kokous? Voiko asian hoitaa jollain muulla tavalla?
• Määrittele tavoite ja keitä asia koskee
• Valmistele mahdolliset ennakkotehtävät
• Valmistele kokouskutsu hyvissä ajoissa ja jaa materiaalit sen yhteydessä
• Jos et ehdi valmistella kokousta, kannattaako sitä pitää?
• Kaikki osallistujat valmistautuvat ennakkoon. Kokouksessa käsitellään asian ydin ja tehdään päätökset.

Tekniikka ja tilat

• Valitse tila, joka toimii parhaiten kokouksen tavoitteen kannalta (jokin uusi tila, seisten, ulkotila, liikkuva kokous)
  • Pitääkö matkustaa paikan päälle?
• Valitse käyttöön parhaat mahdolliset saatavilla olevat laitteet
• Testaa laitteet (mikrofoni, kamera) etukäteen
• Valitse kokouksen tekniikkavastaava, joka huolehtii laitteiden toimivuudesta myös kokouksen aikana
• Mikäli kyseessä on hybridikokous (osa osallistujista etänä ja osa osallistujista samassa paikassa), varmista, että etäosallistujat kuulevat kaikkien puheen
• Jaa kameran kautta mahdolliset fläpeille yms. tuotetut sisällöt

Kokouksen aikana

• Laita Skype, Teams yms. sovellukset älä häiritse -tilaan, jotta niiden kautta tulevat ilmoitukset ja yhteydenotot eivät näy, kun jaat näyttöäsi. Sulje sähköposti/estä sen ilmoitukset sinä aikana, kun jaat näyttöäsi.
• Kerrotaan, keitä on paikalla
• Muistion tekijä valittu (muu kuin puheenjohtaja)
• Luodaan yhdessä hyvä ilmapiiri. Vetäjän innostus tarttuu
• Kaikki kunnioittavat ja arvostavat toisiaan
• Edetään jämäkästi, ei rönsyillä turhaan
• Pysytään aikataulussa
• Suositaan lyhyitä kokouksia tai scrum-kokouksia
• Pidempiin kokouksiin aikataulutetaan tauot
• Videokuva kokoustilasta etäosallistujille
• Aiheisiin liittymättömät tärkeät esiin nousevat asiat jonnekin muualle muistiin toisena ajankohtana käsiteltäviksi
• Puheenjohtaja tekee kiteytyksen kokouksen lopussa sovituista asioista

Etäosallistujat

• Huomioidaan etäosallistujat kokouksen tasavertaisina jäseninä
• Osallistetaan ja aktivoidaan tarvittaessa, pyydetään kommentteja
• Etäosallistujat mykistävät mikin, kun eivät puhu

Käytössäännöt

• Kaikki osallistujat tulevat ajoissa kokoukseen
• Aktiivinen osallistuminen
• Pyydetään puheenvuoroa
• Vain yksi on äänessä kerrallaan
• Sivukeskustelut pois
• Tarvitsevatko kaikki omaa konetta? Keskitytäänkö kokoukseen vai tehdäänkö muuta samaan aikaan?

Kokouksen jälkeen

• Muistio mahdollisimman pian valmiiksi ja jakoon
• Jokainen hoitaa kokouksesta hänelle tulleet tehtävät
• Seuranta: varmistetaan, että sovitut tehtävät hoituvat

Lähteet
Niipola, Sira; Rauramo, Päivi: Hyvät kokouskäytänteet työpaikan arjessa. Helsinki: Työturvallisuuskeskus 2008 (978-951-810-346-5)
Koski, R. & Kortesuo, K. 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Paranna palavereitasi. Talentum. (ISBN 978-952-14-1715-3)