Kun Skype For Business poistuu, sen voi helposti korvata Teamsin Chat-toiminnon avulla. Teamsista löytyvät samat toiminnot kuin Skypestäkin ja niitä on helppo käyttää.

Chat ja puhelut

Chat-toimintoon pääset klikkaamalla Teamsin vasemman reunan palkissa Chat-painiketta.

Etsi haluamasi henkilö klikkaamalla ruudun ylälaidassa näkyvää Uusi keskustelu -painiketta ja kirjoita etsimäsi henkilön nimi (osa nimestä riittää) hakuruutuun.

Klikkaa henkilön nimeä. Chat-ikkuna avautuu. Kirjoita viestisi viestiriville. Viesti lähtee joko enterin painalluksella tai klikkaamalla nuolen näköistä kuvaketta viestirivin alapuolella.

Kun haluat lähettää chatin kautta liitetiedoston, klikkaa klemmarin kuvaketta viestirivin alapuolella ja valitse, lisäätkö liitteen tietokoneelta vai OneDrivesta.

 

Chat-keskustelun voit avata uuteen ikkunaan, painike siihen löytyy kahdestakin kohdasta: keskustelun oikeasta yläkulmasta ja kun vie hiiren Teams-ikkunassa vasemmassa reunassa ko. keskustelun kohdalle.

Kun haluat soittaa  Teamsin kautta, klikkaa Chat-ikkunan oikeassa yläkulmassa näkyvää luurin kuvaketta. Jos haluat soittaa videopuhelun, nklikkaa videokamera-kuvaketta. Soitto lähtee sille henkilölle, jonka kanssa olet sillä hetkellä chat-yhteydessä.

Jos haluat soittaa tai chatata useammalle henkilölle yhtäaikaa, voit lisätä henkilöitä chatiin oikean yläkulman Näytä lisää osallistujia -painikkeesta.

Puhelun aikana seuraavat kuvakkeet näkyvät Teams-näkymässä Huomaa, että kuvakkeet häviävät näkyvistä, jos et liikuta hiirtä hetkeen. Saat ne takaisin näkyville heilauttamalla hiirtä.

Huomaathan, että puhelun aikana Teamsin muihin toimintoihin, esim. liittymiisi tiimeihin pääset klikkaamalla ko. kohdetta vasemman reunan palkissa. Puhelu jää auki ja näkyy pienennettynä ruutuna Teams-ikkunan sisällä. Takaisin puheluun pääset taas klikkamalla tuota pientä puheluruutua.

Jos haluat jakaa näyttöäsi (ilman, että olet puhelussa), sen voit tehdä oikean yläkulman Aloita näytön jakaminen -painikkeesta. Valitse, mitä haluat jakaa, työpöytäsi, vai jonkin yksittäisen kohteen, esim. jonkun PowerPoint-esityksen.

Tallennus ja emojit

Jos haluat tallentaa Teams-session, klikkaa puhelun toimintopainikkeista kolmea pistettä ja valitse valikosta kohta Aloita nauhoitus.

Tallennus lopetetaan samasta kohdasta, silloin siinä lukee Lopeta nauhoitus.

Tallennus menee ns. Stream-palveluun ja se ilmestyy näkyville kyseisen keskustelun viestivirtaan, kunhan se valmistuu. Linkin ko. tallenteeseen voit poimia sitten kun tallenne on näkyvillä viestivirrassa, klikkaamalla kolmea pistettä sen vieressä ja valitsemalla Hae linkki.

Chatissa voit käyttää emojeita, löydät ne viestirivin alapuolelta Emoji-painikkeen kautta.

Yhteystietojen kiinnittäminen, pikavalinnat ja ryhmät

Jos keskustelet tai soitat usein samoille ihmisille Teamsissa, voit kiinnittää heidät chat-näkymässä niin, että he näkyvät listassa aina ylimpänä. Kiinnitys tehdään klikkaamalla henkilön nimen (ruudun vasemmassa reunassa) perässä olevaa kolmea pistettä ja valitsemalla sieltä Kiinnitä.

Kun klikkaat Teamsin vasemman reunan palkista kohtaa Puhelut, näet suosikkiyhteystietosi eli henkilöt, joiden kanssa olet ollut eniten yhteydessä Teamsin kautta.

Voit lisätä täällä Puhelut-kohdassa henkilön ns. pikavalintoihin, jolloin hän näkyy aina Puhelut-kohdassa. Voit myös luoda ryhmän tänne Puhelut-kohtaan. Painikkeet näihin toimintoihin ovat oikeassa yläkulmassa.

Pikavalintoihin lisäät henkilön kirjoittamalla hänen nimensä ruutuun, joka tulee näkyville klikattuasi Lisää pikavalinta -painiketta.

Uuden ryhmän luot klikkaamalla Uusi ryhmä -painiketta. Kirjoita ryhmän nimi ja klikkaa Luo.

Ryhmä ilmestyy Puhelut-näkymään. Klikkaa ryhmän perässä oikealla olevaa kolmea pistettä ja pääset lisäämään henkilöitä ryhmään.

 

Tilan vaihtaminen ja henkilöiden yhteystiedot

Voit vaihtaa oman tilasi Teamsissa esim. tilaan Älä häiritse, jos olet palaverissa tai muussa vastaavassa tilanteessa. Myös muita tilavaihtoehtoja on tarjolla. Tämä tilan vaihtaminen tehdään klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa kuvaasi tai jos et ole lisännyt kuvaasi profiiliin, tuossa kohdassa näkyy ympyrä.

Tuosta samasta paikasta voit lisätä myös tilaviestin, joka näkyy muille.

Chat-kohdassa pääset näkemään henkilön yhteystiedot ja aseman organisaatiossa klikkaamalla keskusteluikkunassa sen ylalaidassa näkyvää Organisaatio-välilehteä.

Kokouskutsun luominen Outlookissa

Voit luoda Teams-kokouskutusun Outlookissa samaan tapaan kuin Skype-kokouskutsunkin.

Outlookin Kalenteri-näkymässä Klikkaa Uusi Teams kokous -painiketta. Avautuu ikkuna, jossa määrittelet normaalisti kokouskutsun tiedot. Kutsussa näkyy Liity Microsoft Teams -kokoukseen -linkki, jota klikkaamalla kokoukseen liitytään.

Miten toimia, kun saat Skype-kokouskutsun

Vaikka ollaankin ns. Teams only -tilassa, voit silti osallistua Skype for Business -kokoukseen, jos saat kutsun sellaiseen. Kun saat kutsun, klikkaa normaalisti kokoukseen liittymisen linkkiä. Kun selain pyytää avaamaan Skype for Businessin, tee se. Näin pääset ihan normaalisti liittymään Skype-kokoukseen.

Skype for Business -sovellus on edelleen olemassa taustalla jonkin aikaa. Kuitenkin se kannattaa pitää suljettuna ja siihen kirjautuminen ei kannata Teams only -aikana. Eli käynnistä ohjelma ja kirjaudu siihen vain saadessasi Skype-kokouskutsun.

Teamsin mobiilisovellus

Teamsista on olemassa myös mobiilisovellus. Se kannattaa ladata puhelimen sovelluskaupasta omaan puhelimeen.

Sovellus on hyvä ja sillä on helppo käyttää Teamsin chatia ja muitakin toimintoja.